Comment la collectivité a modernisé sa communication pour optimiser les services aux administrés en misant sur la proximité et l'agilité
Connecter un vaste territoire rural pour y délivrer des services publics efficaces est le défi quotidien de la Communauté des Communes (CdC) Rurales de l’Entre-Deux-Mers. Face à des outils de communication devenus obsolètes, la collectivité a choisi de se moderniser en profondeur.
Ce témoignage retrace comment, grâce à une solution de communication unifiée et un partenaire de proximité, la CdC a transformé ses contraintes géographiques en force, pour améliorer l’efficience de son action administrative.
Nichée entre la Garonne et la Dordogne, la Communauté des Communes Rurales de l’Entre-Deux-Mers est un acteur public essentiel qui œuvre pour 49 communes et leurs habitants. Sur ce territoire vaste et vallonné, connu pour son patrimoine et ses vignobles, la CdC déploie des services cruciaux : de la gestion des déchets à la petite enfance, en passant par l’aide aux seniors et le développement économique, sans oublier les deux France Services. Pour assurer cette présence sur le terrain, ses agents sont répartis sur plusieurs sites et se déplacent constamment, incarnant le lien direct entre l’administration et les citoyens. Cette dispersion géographique rendait la coordination interne et la réactivité externe particulièrement complexes.
Les Défis : Dépasser les limites d'un service public au ralenti
L’ancien système de téléphonie de la CdC était devenu un véritable frein. Rigide et cloisonné, il ne répondait plus aux besoins d’une organisation moderne et mobile, ni de permettre d’assurer la transversalité entre les services — un élément pourtant clé de l’action publique. Les appels manqués étaient fréquents, les transferts entre services s’avéraient laborieux et il n’existait aucune solution simple pour intégrer les agents en télétravail ou en déplacement. Il était devenu impératif d’amorcer une transformation numérique pour fluidifier la communication et garantir une continuité de service irréprochable.
Nos agents sont répartis sur un vaste territoire. Il nous fallait une solution qui garantisse la mobilité et permette à chacun d'être joignable sur son smartphone comme au bureau, sans complexité.
Aurélie Loubry
Chargée de facturation, CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
La Rencontre : Le choix de la souveraineté numérique et d'un partenaire local
Pour la CdC, le choix d’une nouvelle solution devait répondre à deux critères non négociables.
Le premier était de soutenir le tissu économique local, avec la volonté de collaborer avec un acteur de la région. Le second était stratégique : opter pour une solution européenne garantissant la pleine conformité avec le RGPD, un impératif pour une entité publique manipulant les données des citoyens.
En tant que collectivité, la protection des données de nos administrés est primordiale. Opter pour cette solution européenne et soumise au droit européen, était pour nous un gage de confiance et de sérénité.
Émilie Houdayer
Chargée de communication, CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
C’est ainsi que la collectivité s’est tournée vers Savia, partenaire intégrateur basé en Gironde qui proposait la solution Wildix. Le duo Savia-Wildix cochait toutes les cases : un partenaire de proximité réactif et une solution conçue en Europe.
Dès nos premiers échanges, nous avons compris que la CdC ne cherchait pas juste un produit, mais une garantie de sécurité et un partenaire capable d'accompagner sa transition. Proposer une solution européenne comme Wildix était pour nous une évidence.
Marc De La Harie
Gérant de Savia
Le Déploiement : Une transition rapide et une adoption intuitive
Grâce à l’expertise de Savia, le déploiement de la solution Wildix s’est déroulé avec une efficacité remarquable. La transition fut transparente pour les agents et les administrés, sans aucune interruption de service. La simplicité de la plateforme a été un facteur clé de succès : chaque collaborateur a pu s’approprier intuitivement les nouvelles fonctionnalités sur son ordinateur et son smartphone.
Le déploiement de la solution Wildix a été très simple. L'avantage, c'est que l'on retrouve les mêmes fonctionnalités sur l'ordinateur et sur le smartphone, ce qui a vraiment facilité l'adoption par tous les agents.
Aurélie Loubry
CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
Résultats : Des services optimisés, une continuité de service public garantie et des coûts maîtrisés
Sur le plan financier, les bénéfices sont tangibles. A périmètre équivalent, la CdC estime réaliser près de 20 % d’économies sur ses coûts de fonctionnement, tout en bénéficiant de services et de fonctionnalités bien plus étendus et performants.
Depuis la mise en place de la solution Wildix, la communication au sein de la CdC s’est métamorphosée. L’agilité gagnée au quotidien est palpable. Que les collaborateurs soient en télétravail, sur le terrain ou au bureau, ils restent parfaitement joignables et disposent des mêmes outils performants, assurant une continuité de service public sans faille.
La collaboration est devenue plus fluide et réactive, notamment grâce à la gestion de présence, qui permet de connaître la disponibilité des collègues et agents en un coup d’œil et d’éviter les interruptions inutiles.
La transversalité entre les services s’en est également retrouvée renforcée. Grâce à des fonctionnalités comme la visioconférence, le chat et l’annuaire partagé, cette nouvelle synergie permet d’optimiser les services aux administrés et accélère le traitement de leurs demandes. Des nouvelles fonctionnalités, comme la possibilité d’enregistrer des appels, apportent une sécurité supplémentaire pour la formation et le suivi de dossiers importants.
Aujourd'hui, notre communication est beaucoup plus transparente et efficace. Que ce soit pour un transfert d'appel ou une visioconférence, tout est plus simple. Wildix a réellement modernisé notre façon de travailler et, in fine, le service que nous rendons aux citoyens.
Aurélie Loubry
CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
En choisissant Wildix et un partenaire de proximité, la CdC a non seulement modernisé ses outils mais a surtout fait le choix stratégique d’une solution européenne sécurisée, pour garantir la protection des données de ses administrés et renforcer sa mission de service public sur le territoire.
Besoins identifiés
- Mobilité totale pour les agents
- Amélioration de la collaboration interne
- Continuité du service public
- Souveraineté numérique
- Partenariat de proximité
- Modernisation et efficacité du système de communication
Valeur apportée
- Efficacité opérationnelle et financière :
- Réalisation d'environ 20 % d'économies sur les coûts de fonctionnement.
- Amélioration globale de l'efficience de l'action administrative.
- Collaboration et productivité accrues :
- Fluidification de la transversalité entre les services grâce à la gestion de présence et au chat.
- Garantie de la mobilité totale des agents, qui restent joignables et productifs en tout lieu.
- Qualité de service et sécurité renforcées :
- Optimisation des services aux administrés grâce à un traitement plus rapide et plus efficace de leurs demandes.
- Apport d'une sécurité supplémentaire pour le suivi des dossiers via l'enregistrement des appels.
- Garantie de la souveraineté numérique et de la conformité RGPD grâce au choix d'une solution européenne.
La solution a été fournie par le partenaire Wildix
- SAVIA
- 13 LD Estebelingue, 33540 Castelviel, France
- +33 5 56 61 75 38
- saviaconseil.fr
