Wie die CdC Rurales de l'Entre-Deux-Mers ihre Kommunikation modernisierte, um Agilität, Bürgernähe und den Bürgerservice zu stärken
Effizienten Bürgerservice in einem riesigen ländlichen Gebiet zu garantieren: das ist die tägliche Herausforderung für die Communauté des Communes Rurales de l’Entre-Deux-Mers. Ausgebremst durch veraltete Kommunikationsmittel entschied sich die Kommunalverwaltung für eine tiefgreifende Modernisierung. Diese Case Study zeigt, wie die Gemeindeverwaltung mit einer Unified Communications-Lösung und einem vertrauenswürdigen lokalen Partner geografische Hürden in eine Stärke verwandelte und die Effizienz ihrer Verwaltung massiv steigerte.
Eingebettet zwischen den Flüssen Garonne und Dordogne ist die Communauté des Communes Rurales de l’Entre-Deux-Mers eine zentrale öffentliche Einrichtung, die 49 Gemeinden und ihre Einwohner unterstützt. In diesem weiten, hügeligen Gebiet, das für sein kulturelles Erbe und seine Weinberge bekannt ist, sichert die Organisation die Grundversorgung: von der Abfallwirtschaft über die Kleinkindbetreuung bis hin zur Altenpflege und Wirtschaftsförderung, einschließlich zweier France Services‑Zentren.
Um diese starke Präsenz vor Ort zu sichern, arbeiten die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und sind ständig unterwegs, als direktes Bindeglied zwischen Verwaltung und Bürgern. Diese geografische Verteilung machte sowohl die interne Abstimmung als auch die Reaktionsfähigkeit nach außen zu einer echten Herausforderung.
Die Herausforderung: Die Grenzen eines ausgebremsten Bürgerservice überwinden
Die alte Telefonanlage der Communauté des Communes Rurales de l’Entre-Deux-Mers war zu einer echten Bremse geworden. Starr und isoliert erfüllte sie weder die Anforderungen einer modernen, mobilen Organisation, noch förderte sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, was ein entscheidender Faktor für einen starken Bürgerservice ist.
Anrufe gingen verloren, die Weiterleitung zwischen den Abteilungen war mühsam, und es gab keine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst einzubinden. Die digitale Transformation war unumgänglich, um die Kommunikation zu vereinfachen und eine lückenlose Fortführung des Service zu garantieren.
Unsere Mitarbeiter sind über ein riesiges Gebiet verteilt. Wir brauchten eine Lösung, die absolute Mobilität garantiert und dafür sorgt, dass jeder auf dem Smartphone genauso einfach erreichbar ist wie im Büro, ganz ohne Hürden.
Aurélie Loubry
Billing Officer, CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
Die Lösung: Digitale Souveränität und ein vertrauenswürdiger lokaler Partner
Für die Communauté des Communes Rurales de l’Entre-Deux-Mers mussten bei der Auswahl einer neuen Kommunikationslösung zwei Kriterien zwingend erfüllt sein.
Erstens die Unterstützung der lokalen Wirtschaft durch die Zusammenarbeit mit einem regionalen Anbieter. Zweitens ein strategischer Punkt: die Entscheidung für eine europäische Lösung, die vollständig konform mit der General Data Protection Regulation (GDPR) ist, eine unverzichtbare Anforderung für eine öffentliche Einrichtung, die Bürgerdaten verarbeitet.
Als öffentliche Behörde ist der Schutz der Daten unserer Bürger von zentraler Bedeutung. Die Entscheidung für eine europäische Lösung, die europäischem Recht unterliegt, hat uns Vertrauen und absolute Sicherheit gegeben.
Émilie Houdayer
Communications Officer, CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
Deshalb entschied sich die Gemeinschaft für Savia, einen in der Gironde ansässigen Integrationspartner, der die Wildix-Lösung anbot. Die Kombination aus Savia und Wildix erfüllte alle Anforderungen: ein reaktionsschneller Partner direkt vor Ort und eine in Europa entwickelte Lösung.
Schon bei den ersten Gesprächen wurde uns klar, dass die Gemeinschaft nicht einfach nur ein Produkt suchte, sondern eine Sicherheitsgarantie und einen Partner, der sie bei diesem Übergang aktiv begleitet. Eine europäische Lösung wie Wildix anzubieten, war für uns die logische Konsequenz.
Marc De La Harie
CEO of Savia
Deployment: Schnelle Umstellung und intuitive Einführung
Dank der Expertise von Savia verlief das Deployment der Wildix-Lösung bemerkenswert effizient. Die Umstellung verlief sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Bürger absolut reibungslos und ohne jede Serviceunterbrechung.
Die Einfachheit der Plattform war der entscheidende Erfolgsfaktor: Jeder Mitarbeiter konnte sich intuitiv in die neuen Features auf dem Computer und dem Smartphone einarbeiten.
Das Deployment der Wildix-Lösung war extrem unkompliziert. Der große Vorteil ist, dass wir auf dem Computer und dem Smartphone exakt dieselben Features nutzen können. Das hat allen Mitarbeitern den Einstieg enorm erleichtert.
Aurélie Loubry
CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
Die Ergebnisse: Optimierte Services, garantierte Kontinuität des Bürgerservice und kontrollierte Kosten
Auch finanziell zahlt sich der Wechsel aus. Bei gleichem Leistungsumfang spart die Communauté des Communes Rurales de l’Entre-Deux-Mers schätzungsweise fast 20 % der Betriebskosten ein und profitiert gleichzeitig von deutlich moderneren Diensten und Features.
Seit der Einführung von Wildix hat sich die Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft grundlegend verändert. Die neu gewonnene Agilität im Arbeitsalltag ist unübersehbar. Egal, ob die Mitarbeiter im Homeoffice, im Außendienst oder im Büro arbeiten: Sie sind immer erreichbar und nutzen dieselben leistungsstarken Tools. Das sichert eine lückenlose Fortführung des Bürgerservice.
Die Zusammenarbeit ist flexibler und reaktionsschneller geworden, besonders dank der Presence-Management-Features. Damit sehen die Mitarbeiter sofort, wer gerade verfügbar ist, was unnötige Störungen vermeidet.
Auch die abteilungsübergreifende Kooperation wurde massiv gestärkt. Features wie Videokonferenzen, Chat und ein gemeinsames Telefonbuch haben völlig neue Synergien geschaffen. Das optimiert den Service für die Bürger und beschleunigt die Bearbeitung von Anfragen. Neue Funktionalitäten wie Call Recording bieten zudem zusätzliche Sicherheit für Schulungen und die Nachverfolgung wichtiger Vorgänge.
Heute ist unsere Kommunikation viel transparenter und effizienter. Ob Anrufweiterleitung oder Videokonferenz – alles ist einfacher geworden. Wildix hat unsere Arbeitsweise und damit letztlich auch den Service für die Bürger grundlegend modernisiert.
Aurélie Loubry
CdC Rurales de l'Entre‑Deux‑Mers
Mit der Entscheidung für Wildix und einen vertrauenswürdigen lokalen Partner hat die Gemeinschaft nicht nur ihre Tools modernisiert. Sie hat eine strategische Wahl für eine sichere europäische Lösung getroffen – und schützt damit die Daten ihrer Bürger, während sie gleichzeitig ihren öffentlichen Auftrag in der gesamten Region stärkt.
Anforderungen
- Volle Mobilität für Mitarbeitende
- Verbesserte interne Zusammenarbeit
- Kontinuität des öffentlichen Dienstes
- Digitale Souveränität
- Vertrauenswürdige lokale Partnerschaft
- Modernisierung und Effizienz des Kommunikationssystems
Erzielter Mehrwert
- Operative und finanzielle Effizienz:
- Rund 20 % Einsparung bei den Betriebskosten erzielt
- Allgemeine Verbesserung der administrativen Effizienz
- Verbesserte Zusammenarbeit und Produktivität:
- Bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch Präsenzmanagement und Chat
- Garantierte volle Mobilität für Mitarbeitende, damit sie überall erreichbar und produktiv bleiben
- Höhere Servicequalität und Sicherheit:
- Optimierter Service für Bürger durch schnellere und effizientere Bearbeitung von Anfragen
- Mehr Sicherheit bei der Fallbearbeitung durch Anrufaufzeichnung
- Garantierte digitale Souveränität und General Data Protection Regulation-Compliance durch die Wahl einer europäischen Lösung
Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix‑Partner
- SAVIA
- 13 LD Estebelingue, 33540 Castelviel, France
- +33 5 56 61 75 38
- saviaconseil.fr
