Come Marcy Paris documenta automaticamente ogni chiamata con i clienti grazie all'AI di x‑bees
Dal 2009, Marcy Paris veste i team di hotel, ristoranti, negozi, spa e aziende del settore automotive con uniformi professionali di alta gamma: una vera e propria “corporate couture”, progettata in Francia e personalizzata in base all’identità del brand di ogni cliente, senza quantitativi minimi d’ordine e con un servizio di assistenza dedicato.
Dietro ogni fornitura di uniformi c’è una relazione di lunga durata con il cliente: scelte di personalizzazione, dettagli degli ordini e riordini, spesso gestiti da più persone sullo stesso account. Ogni telefonata contiene informazioni che potrebbero essere utili in seguito a tutto il team.
La sfida: il costo nascosto degli appunti manuali
Prima dell’AI di x‑bees, ogni chiamata con un cliente comportava un costo amministrativo nascosto: dai 3 ai 5 minuti di inserimento manuale degli appunti dopo ogni conversazione, sia per le chiamate in entrata che per quelle in uscita.
Nei periodi di maggiore attività, questo carico di lavoro diventava insostenibile. Molte conversazioni importanti finivano per non essere documentate affatto, rendendo più difficile il follow‑up delle pratiche dei clienti. Lo storico degli account dipendeva quindi da appunti scritti a mano e dalla memoria dei singoli membri del team.
Prima impiegavamo circa 3–5 minuti per chiamata per scrivere gli appunti, sia per le chiamate in entrata che per quelle in uscita. Ma soprattutto, nei periodi di maggiore attività, molte conversazioni semplicemente non venivano documentate, creando reali difficoltà nel follow-up delle pratiche. Oggi quell’attività che richiedeva così tanto tempo è scomparsa e abbiamo la certezza che tutte le informazioni vengano registrate automaticamente nel CRM.
Thiago Figueredo
Key Account Manager, Marcy Paris
La soluzione: l'intelligenza integrata nel cuore della relazione con il cliente
Con il supporto di Prestige IT, Partner Wildix certificato, Marcy Paris ha implementato x‑bees, la piattaforma Wildix per le comunicazioni con i clienti, dotata di funzionalità AI che documentano le conversazioni e generano automaticamente gli appunti.
Rispondere a una chiamata e documentarla non sono più due attività separate: mentre il team si concentra sulla conversazione, x‑bees la registra, la trascrive e ne genera automaticamente un riepilogo.
Tutte le informazioni chiave — richieste specifiche, indirizzi, volumi degli ordini — vengono trasferite direttamente nel CRM aziendale, Pipedrive, senza alcun intervento manuale e senza dipendere dalla precisione del singolo operatore. Quando è necessario recuperare un dettaglio specifico, è possibile consultare la trascrizione e la registrazione della chiamata.
Le tre funzionalità sono estremamente complementari. Il riepilogo è probabilmente quella che utilizzo di più ogni giorno: mi permette di rileggere molto rapidamente nel CRM lo storico delle nostre conversazioni. La trascrizione e la registrazione delle chiamate sono preziose quando è necessario ritrovare un dettaglio preciso o verificare un punto emerso durante la conversazione. E la registrazione automatica nel CRM rappresenta un vero risparmio di tempo, garantendo che le informazioni vengano sempre registrate.
Thiago Figueredo
Key Account Manager, Marcy Paris
Risultati e ROI: l'impatto quotidiano dell'AI di x‑bees
- Eliminazione delle attività amministrative post-chiamata. I 3–5 minuti di inserimento manuale dopo ogni conversazione, sia in entrata che in uscita, vengono completamente eliminati grazie ai riepiloghi automatici delle chiamate registrati direttamente nel CRM.
- 40 ore di lavoro del team risparmiate ogni mese. Un risparmio di tempo significativo e quantificabile, che può essere dedicato alle relazioni con i clienti e ad attività a maggior valore aggiunto.
- 100% delle interazioni documentate. Anche nei periodi di maggiore attività, ogni chiamata viene registrata nel CRM, garantendo uno storico completo e centralizzato.
- Recupero immediato delle informazioni. Qualsiasi dettaglio discusso settimane o mesi prima — un indirizzo email, una specifica relativa a un ordine — può essere recuperato in pochi secondi, senza affidarsi alla memoria di qualcuno.
- Continuità senza interruzioni durante le assenze. Un collega può prendere in carico un account già in gestione senza interrompere la relazione con il cliente, avendo immediatamente a disposizione tutto lo storico.
Ci permette di avere uno storico molto più affidabile e completo. È particolarmente utile quando una pratica viene presa in carico da un collega — ad esempio durante un’assenza — oppure quando è necessario tornare a una conversazione avvenuta diverse settimane o persino mesi prima. È un vero vantaggio, soprattutto quando più persone seguono lo stesso account.
Thiago Figueredo
Key Account Manager, Marcy Paris
Requisiti
- Una piattaforma di comunicazione con i clienti che riunisca tutte le interazioni in un unico ambiente accessibile dal browser, come x‑bees di Wildix.
- Sincronizzazione bidirezionale per automatizzare il flusso dei dati senza interventi manuali.
- Attivazione delle funzionalità di AI conversazionale — trascrizione, riepiloghi automatici e analisi — tramite Wilma, l'AI di Wildix.
- Un’infrastruttura cloud stabile che consenta la registrazione e l'elaborazione dei dati in tempo reale.
Valore ottenuto
- Maggiore produttività (40 ore/mese): un notevole risparmio di tempo, stimato in 40 ore di lavoro al mese per l'intero team, che può essere dedicato direttamente alle relazioni con i clienti.
- Eliminazione delle attività amministrative post-chiamata: eliminazione dei 3–5 minuti di inserimento manuale dopo ogni conversazione grazie alla generazione automatica degli appunti.
- Documentazione completa: la certezza che ogni chiamata venga registrata e riassunta nel CRM, anche durante i periodi di maggiore attività.
- Continuità del servizio senza interruzioni: accesso immediato allo storico completo da parte di ogni membro del team, facilitando il passaggio di consegne e la gestione degli account durante le assenze.
- Affidabilità dei dati critici: maggiore precisione nella gestione di dettagli tecnici — indirizzi, volumi e specifiche degli ordini — grazie alla trascrizione testuale, riducendo il rischio di errore umano.
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti: riduzione del carico mentale degli operatori, che possono concentrarsi sull'ascolto attivo anziché sulla presa di appunti.
Questa soluzione è stata offerta dal Partner Wildix
- Prestige IT
- 24 Boulevard Saint Jacques, 75014 Paris
- +33145801111
- prestigeit.fr
