School ICT

School ICT Services Ltd. ist einer der führenden Supportdienstleister für School-Information-Management-Systeme (SIMS) im Vereinigten Königreich. Gegründet im Jahr 2009, ist aus den ursprünglich zehn Beschäftigten ein kompetentes Team von 37 Mitarbeitern geworden. Heute liefert das Unternehmen einen reaktionsschnellen, effizienten SIMS-Supportservice an über 800 Schulen im ganzen Land.

Die Herausforderung

Die Betriebsleiterin Clare Barnett beschreibt, wie das Wachstum des Unternehmens große Probleme mit dem alten Kommunikationssystem aufdeckte, da es nur zehn ein- und ausgehende Anrufe gleichzeitig bewältigen konnte. „Wir verpassten viele Anrufe und hatten unzählige Sprachnachrichten. Mit über 800 Schulen in ganz Großbritannien benötigten wir ganz offensichtlich mehr Kapazitäten.“

Die Außendienstmitarbeiter hatten mit umständlicher Technik zu kämpfen und die Leistungsfähigkeit litt darunter, weil die Teams nicht effektiv kommunizieren konnten. „Wir hatten zwei getrennte Systeme. Sie wussten nicht, was wir taten, und wir wussten nicht, was sie taten. Wir mussten etwas ändern.“

Anfangs versuchte School ICT Services Ltd., die Anlage mit ihrem alten Anbieter zu erweitern, stieß aber schnell auf Probleme. „Die Telefone waren ständig tot, wir bekamen kein Freizeichen und die Bandbreite reichte nicht aus. Also mussten wir weiter Ausschau halten.“ Sie versuchten es mit einem anderen Anbieter, doch zwischen technischen Schwierigkeiten, fehlenden Funktionalitäten und kostenintensiven Upgrades wurde ihnen klar, dass dieser nicht gut passte.

Sie brauchten eine brauchbare Lösung, um:

  • das hohe Anrufvolumen des Unternehmens zu bewältigen,
  • Heim- und Büromitarbeiter in einem einzigen System zu integrieren,
  • eine zuverlässige, intuitive Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.

MAN KANN BUCHSTÄBLICH EINE KISTE EINPACKEN, ZU HAUSE AUSPACKEN, UND MAN MERKT KEINEN UNTERSCHIED – NIEMAND WÜRDE ERKENNEN, DASS DIE LEUTE VON ZU HAUSE AUS ARBEITEN.

Clare Barnett,
Betriebsleiterin bei
School ICT Services Ltd

Die Lösung

Nach einem Gespräch über ihre Ziele und Herausforderungen mit Flex Telecom (Wildix Gold Partner seit 2018) und einer Live-Demonstration des Wildix-Produkts war Clare Barnett überzeugt.

„Wir haben uns für Wildix entschieden, weil es alle Funktionen bot, die wir brauchten. Und für Funktionen, die das System nicht hatte bzw. von denen wir glaubten, dass es sie nicht hatte, wurden von Flex Telecom und Wildix immer Lösungen präsentiert. Und es funktioniert erstaunlich gut.“

Die browserbasierte UC&C-Lösung eignet sich ideal für School ICT Services Ltd. und beseitigte sofort Probleme wie zu viele Bildschirme oder Zeitverschwendung durch unorganisierte und unzusammenhängende Kommunikation.

Die Kombination aus leistungsstarken integrierten Funktionen und benutzerfreundlicher Hardware überzeugte schnell selbst die widerwilligsten Mitarbeiter.

Clare schätzt besonders „den Chat, bei dem man einfach eine Kurznachricht senden kann, die aufpoppt, wenn jemand dringend mit einem sprechen will. Das macht für uns einen gewaltigen Unterschied“.

Anwesenheitsdaten in Echtzeit sind ein weiteres Merkmal, das erhebliche Fortschritte bewirkt hat. „Vorher mussten wir immer die ganze Abteilung anrufen, und das dauerte ewig. Jetzt reicht, wenn ein Anruf eingeht, ein Blick auf das Telefonsystem, um zu sehen, wer verfügbar ist, und den Anruf direkt an jemanden weiterzuleiten, der ihn entgegennehmen kann.“

Da das Unternehmen Auszubildende beschäftigt, wissen sie auch die Konferenzmöglichkeiten zu schätzen, „wenn man jemanden am Telefon hat und man einen weiteren Kollegen mit mehr Erfahrung hinzuziehen möchte“.

Das Ergebnis

Die Arbeitsabläufe des Unternehmens haben sich mit Wildix exponentiell verbessert: Rationalisierte Prozesse, gesteigerte Produktivität, besserer Service und höhere Kundenzufriedenheit sind die Folge.

Zu den wichtigsten Erfolgen gehören:

  • 70 % Kostenreduzierung im Vergleich zu ihrer früheren Lösung
  • Verbesserte externe Kommunikation und bessere Anrufstatistiken
  • Nahtlose interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Büro und außer Haus

Angesichts der COVID-19-Pandemie ist Clare umso sicherer, dass sie die richtige Wahl getroffen hat, denn die Smart-Working-Features sind infolgedessen noch wichtiger geworden. Man kann buchstäblich eine Kiste einpacken, zu Hause auspacken, und man merkt keinen Unterschied – niemand würde erkennen, dass die Leute von zu Hause aus arbeiten.

Würde sie Wildix anderen Unternehmen in diesem Sektor empfehlen? „Auf jeden Fall! Ich denke, es würde auch in Schulen hervorragend funktionieren, nicht nur in einem Unternehmen wie dem unseren. Es ist toll, wir sind wirklich glücklich mit der Lösung! Sie hat unsere Kommunikation so viel einfacher und effizienter gemacht.“

Flex Telecom

* Das Projekt bei School ICT Services Ltd wird von Flex-Telecom Limited, Wildix Gold Partner in Großbritannien seit 2018, geleitet und betreut.

Flex-Telecom Ltd ist ein unabhängiges Telekommunikationsunternehmen mit Sitz in Wakefield, das West Yorkshire und Umgebung bedient.

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