Steuerkanzlei spart 60% an Kosten pro Home Office Platz

Steuerkanzlei spart 60% an Kosten pro Home Office Platz

steuercompany optimiert interne Kommunikation und spart pro Home Office Arbeitsplatz rund 800 Euro

Steuerberatungsgesellschaften leben von der Kommunikation mit ihren Mandanten. Der direkte Austausch und schnelle Rückmeldungen sind die Grundlage für ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Berater und Klient. Um zeitnahe Antworten zu gewährleisten und die internen Rücksprachen und Abläufe effizient gestalten zu können, ist ein flexibles und gleichzeitig simples Kommunikations-Tool Voraussetzung. Das gilt besonders dann, wenn Home Office zur Unternehmensphilosophie gehört.

Die steuercompany in Straubing wurde 1999 gegründet und versteht sich selbst als ‘etwas andere’ Steuerkanzlei, die auf ein junges Team und flache Hierarchien setzt. Unter dem Motto “Unsere Begeisterung ist spürbar” beraten die Steuerexperten vorwiegend mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler. Der hohe Mandantenzuwachs der vergangenen Jahre ist ein eindeutiger Beleg für den Erfolgskurs der steuercompany, die mittlerweile über 50 Mitarbeiter beschäftigt und weiter wächst.

Das Problem

Jedes Unternehmen ist auf Erfolg und Wachstum ausgerichtet. Ein wichtiger Baustein dafür sind zufriedene Kunden. Das gilt auch für die steuercompany aus Straubing, die hohe Maßstäbe in puncto Kundenzufriedenheit xansetzt, wie Veronika Murr vom Office Management erklärt: “Es spricht sich herum, dass wir eine etwas andere Steuerkanzlei sind. Wir sind sehr locker, ein sehr gutes Team und das zeigt sich auch nach außen.” Dieses Image führte dazu, dass sich immer mehr regionale und überregionale Mandanten an die Kanzlei wandten und somit auch die Mitarbeiterzahl stieg. Das enorme Wachstum während der letzten Jahre sorgte dafür, dass selbst das großzügige Büro im Zentrum von Straubing zu klein wurde.

Aus diesem Grund etablierte die steuercompany Home Office für nahezu alle Mitarbeiter – ein Trend, der durch die mit der Corona-Pandemie einhergehenden Einschränkungen beschleunigt wurde. “Eine Herausforderung war sicher, dass wir unsere Arbeit auch im Home Office ganz normal fortführen können müssen. Wir können in der Kommunikation keine Abstriche machen”, betont Steuerberater Dr. Thomas Habl. “Für das Unternehmen sind Kommunikationsabläufe ganz entscheidend und auch die Instrumente, die wir einsetzen. Denn inzwischen haben die Kommunikation und die Digitalisierung einen immer größeren Stellenwert in der Branche.” Das gelte laut Veronika Murr nicht nur für die Kommunikation zu den Mandanten, sondern auch zu den Kollegen im Büro und im Home Office: “Kommunikation ist sehr wichtig bei uns – gerade weil wir so viele Leute sind. Da ist es wichtig, dass von A nach B alles richtig kommuniziert wird und man nichts falsch versteht.”

Die Lösung

Das Wildix Kommunikationssystem ist bei der steuercompany bereits seit über fünf Jahren im Einsatz. Damals stellte sich die Frage, ob die bestehende analoge Mitel-Anlage erweitert werden soll oder Wildix als neue Anlage für VoIP Telefonie installiert wird.

Wir wollten eine Lösung, die unserer modernen Arbeit gerecht wird. Unsere Mitarbeiter sind fast alle auch im Home Office, brauchen also vollständig eingerichtete Home Office Plätze und uns war es wichtig, dass wir dort die gleiche IT Ausstattung haben wie in der Kanzlei”, beschreibt Dr. Thomas Habl die Anforderungen.

Dr. Thomas Habl

Steuerberater bei der steuercompany

Zusätzlich sollte die neue Telefonanlage Videotelefonie, interne Chats, Bildschirmfreigabe und Präsenzanzeige ermöglichen. “Da war die Wildix-Lösung einfach um Längen besser als die herkömmliche Anlage. Zum einen durch die Möglichkeiten, die sie bereits bietet und zum anderen weil man sie immer wieder erweitern kann.” Er erklärt: “So haben wir einen Lösungspartner an unserer Seite, dank dem wir exzellent die neuesten Technologien umsetzen können.”

Für die tägliche Arbeit biete die Wildix Lösung laut Veronika Murr deutliche Vorteil: “Ich telefoniere den ganzen Tag, leite Telefonate weiter. Da ist es sehr wichtig, dass ich das so einfach wie möglich machen kann. Über Wildix sehe ich direkt, ob derjenige gerade telefoniert oder nicht gestört werden will. So habe ich einen Überblick und muss denjenigen nicht erst manuell anwählen.” Auch bei internen Absprachen profitiere sie von dem Kollaborations-Tool: “Über den Chat kann ich einfach schnell schreiben, wenn ein Termin angefragt wird und muss nicht erst eine E-Mail schreiben oder hinlaufen. Da spart Wildix sehr viel Zeit.” Insbesondere aufgrund der Größe des Büros schlägt sich das deutlich in Zahlen nieder:

Unsere Kanzlei ist groß und da ich sonst wegen jeder Frage erst in ein anderes Büro laufen müsste, spare ich mir durch Wildix am Tag bestimmt eine halbe Stunde bis Stunde”, betont Veronika Murr.

Veronika Murr

Office Management

“Vielleicht telefoniert die Person auch und ich muss wieder warten. Wenn ich ihr schnell eine Nachricht schreibe, ist das viel einfacher. Das liest sie auch während des Telefonates.” Eine weitere Zeiteinsparung ergibt sich durch die Anbindung der Telefonanlage an die DATEV-Software. So können Mandanten direkt aus DATEV über Wildix angerufen werden, ohne dass die Nummer erst händisch kopiert oder eingegeben werden muss. Ein zusätzlicher Pluspunkt für die Wildix-Anlage ist das One-Number-Prinzip, wie Dr. Thomas Habl erklärt: “Ich habe eine Nummer, egal wo ich bin. Das ist in der heutigen Praxis gar nicht mehr wegzudenken, weil der Mandant eine Nummer haben möchte und nicht zehn. Und das können wir mit der Wildix-Anlage perfekt umsetzen.” Im Zuge der Digitalisierung war der steuercompany auch ein anderer Punkt wichtig:

“Die Cloud-Lösung war für uns ein wichtiges Kriterium, weil wir nicht mehr diese klassischen Server-Anlagen in der Kanzlei haben wollten”, unterstreicht Dr. Thomas Habl. “Auch wenn mal eine Fehlerbehebung nötig sein sollte, geht das schneller, als wenn die Anlage vor Ort ist. Wenn irgendwelche Anpassungen in der IT sind, dann ist so eine Lösung am Ende deutlich günstiger und besser.”

Um den optimalen Einsatz der Wildix-Lösung für die steuercompany zu gewährleisten, setzt die Kanzlei auf die Unterstützung des Wildix Partners telconn. “An telconn schätze ich enorm, dass sie einfach immer da sind, wenn wir sie brauchen – ob per Telefon, Mail oder direkt vor Ort – und immer weiterhelfen können”, sagt Veronika Murr. “Herr Frischhut ist auch immer ein Partner, der uns die neuesten Möglichkeiten und Anwendungsgebieten der Wildix auf verständliche Art und Weise erklärt und diese auch umsetzt”, ergänzt Dr. Thomas Habl.

Das Ergebnis

“Vorher hatten wir eine analoge Telefonanlage. Mit Wildix gibt es jetzt ganz viele verschiedene Möglichkeiten, die neuen Kommunikationstechniken innerhalb der täglichen Praxis einzusetzen”, bringt Dr. Thomas Habl den Unterschied auf den Punkt. “Während Corona war die Wildix-Anlage für uns ein Traum, da wir sie schon im Bestand hatten, und auch bei 40 Home Arbeitsplätzen weiter engen Kontakt zu unseren Mitarbeitern haben – sei es im Chat, im Bildschirmteilen oder in der Telefonie. Sei es im Home Office oder außerhalb.” Doch nicht nur funktionell sondern auch finanziell macht sich die Umstellung auf Wildix bezahlt:
“Wir haben uns die Auswirkung von Wildix im Detail angesehen. Man kann sagen, dass es ungefähr 60% Kosteneinsparung gibt, weil wir alle Home Office Plätze mit einer vollständigen IT-Ausrüstung ausgestattet haben und da ist die Wildix-Anlage für uns eine große Kosteneinsparung im Vergleich zu herkömmlichen Produkten.”
 
Pro Home Office Ausstattung schlage das mit bis zu 800 Euro zu Buche. Besonders der Wildix-App und dem BYOD Modell kommt laut Veronika Murr eine große Bedeutung zu: “Die Wildix App vereinfacht alles – zum einen kostentechnisch, aber auch zeit- und aufwandstechnisch ist es perfekt für alle, die im Home Office arbeiten, weil es einwandfrei und einfach funktioniert mit Wildix.”
 
In Zukunft soll die Nutzung des Wildix Kommunikationssystems weiter ausgebaut werden. Zum einen soll die aktive Nutzung der Videotelefonie intern und extern ausgebaut werden. Zum anderen soll auf der Webseite der steuercompany das Tool WebRTC Kite eingebunden werden. “Das heißt, wenn jemand auf unsere Seite kommt und eine Frage hat, kommt sofort ein Live-Chat zu zwei, drei Mitarbeitern, und wir können direkt auf die Frage eingehen”, erklärt Veronika Murr. “So bekommt man sofort, wenn man auf unsere Seite geht, eine Rückmeldung.”
 
Zusammenfassend erklärt Dr. Thomas Habl: “Die Wildix-Lösung kann ich auf jeden Fall allen kleineren aber auch größeren Unternehmen empfehlen, weil sie extrem vielfältig einsetzbar ist – im und außerhalb des Unternehmens. Sie bietet verschiedene Möglichkeiten, wie Schnittstellen-Optionen oder die Ein-Nummern-Lösung. Im Prinzip ist es vollkommen egal, wann ich mich wo befinde – ich kann es immer einsetzen.” Besonders hebt er die Vorteile bei der Einrichtung der Heim-Arbeitsplätze hervor: “Hier spielt die Wildix-Lösung eine ganz entscheidende Rolle. Die Erreichbarkeit und die Funktionalität ist zu 100% gewährleistet. Wir können Wildix ausschließlich empfehlen.” Auch Veronika Murr resümiert: “Wir sind sehr zufrieden, weil die Kosten- und Zeiteinsparungen enorm wichtig sind in unserer Branche. Ich würde es jedem weiterempfehlen. Es hat nur Vorteile für uns.”

Anforderungen

  • moderne, agile Telefonanlage mit Präsenzanzeige
  • Videotelefonie und Bildschirmfreigabe
  • interne Chats
  • Cloud-Lösung
  • Home Office Möglichkeit

Erreichter Mehrwert

  • 60% Kosteneinsparung pro Home Office Arbeitsplatz
  • immer und überall über eine Nummer erreichbar
  • Zeiteinsparung bei täglichen Aufgaben
  • selbsterklärend in der täglichen Handhabung
  • DATEV-Integration
  • effizientere interne Kommunikation
  • hybrides Arbeiten

telconn GmbH
Kolbstraße 5
94315 Straubing, Deutschland
+49 9421 568500
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