GB Viaggi: Business skalieren mit x‑bees und Wilma AI

Von Bauchgefühl zu Agentic AI: Wie GB Viaggi die Vertriebsproduktivität um das 8‑Fache steigerte und blinde Flecken in der Pipeline schloss

GB Viaggi ist ein Reiseveranstalter in einem hart umkämpften Markt und bietet die gleichen Leistungen wie Dutzende andere Anbieter. Der echte Unterschied: der persönliche Kontakt. Die eigenen Reiseberater sind rund um die Uhr erreichbar und helfen Kunden zu jeder Zeit. Für GB Viaggi ist das Callcenter keine Support-Funktion – es ist das Produkt selbst.

Das Problem: Verlorene Anrufe und ein Geschäft, das auf Bauchgefühl beruht

Hinter dem exzellenten Service verbarg sich ein kritisches Problem: Über 40 % der eingehenden Anrufe blieben unbeantwortet, und 70 % dieser Leads meldeten sich nie wieder. Das Unternehmen verlor fast ein Drittel der potenziellen Nachfrage – ohne es zu merken.

Die bisherige Infrastruktur war fragmentiert: Berater nutzten private Handys mit 5‑Euro-Prepaid-Karten für ausgehende Anrufe. Aufzeichnung oder Auswertung der Daten war unmöglich. Das Management hatte keine Einsicht: Coaching lief „nach Gefühl“, anhand zufälliger Anrufstichproben – oft erst, nachdem die Verkaufschance längst im technischen Nichts verschwunden war.

Früher habe ich mir einen Anruf erst angehört, wenn der Schaden schon entstanden war. Mit x‑bees und Wilma habe ich 80 % Echtzeit-Kontrolle über das, was passiert. Das ist eine radikale Veränderung.

Maria Catanzariti

Operations Manager, GB Viaggi

Die Lösung: Agentic AI und x‑bees als Fundament des Geschäfts

Gemeinsam mit Partner Meta Calabria hat GB Viaggi eine strukturelle Neuausrichtung vorgenommen und das eigene CRM rund um die x‑bees-API aufgebaut. Das war keine einfache Integration, sondern der Schritt, x‑bees zum Herzstück des Systems zu machen.

Mit dem Agentic AI Switchboard hat GB Viaggi den gesamten Gesprächszyklus automatisiert:

Transkription und Analyse: Über 500 Gesprächsstunden pro Monat werden automatisch ausgewertet.
Automatische Rückrufe: Webhook-Integration, die jeden verpassten Anruf sofort in die Warteschlange stellt.
Revenue Intelligence: Wilma extrahiert makroökonomische Daten aus den Gesprächen und zeigt dem Marketing, welche Werbekampagnen (Google/Meta) Traffic außerhalb der Zielgruppe bringen – das Budget lässt sich in Echtzeit umverteilen.

Die Ergebnisse: Produktivität x8 und volle Kontrolle über den Umsatz

Die Wirkung der Wildix-Technologie war enorm. Heute stellt GB Viaggi 86 % der verpassten Anrufe innerhalb weniger Stunden wieder her, und die Einsicht in die Arbeitsqualität stieg von nahezu null auf 80 % Echtzeit-Kontrolle. Die Zahlen sprechen für sich: Vor drei Jahren brauchte das Unternehmen 80 Berater, um die Sommerspitzen zu bewältigen. Heute reichen ganzjährig 14 – bei einer Verachtfachung der Produktivität pro Berater und deutlich höheren Margen. Coaching basiert nicht mehr auf Eindrücken, sondern auf objektiven KI-Transkriptionen – das beschleunigt den Verhaltenswandel bei den Beratern. Der nächste Schritt steht bereits fest: ein Wilma-basierter Voicebot, der künftig bis zu 40.000 Anrufe im Monat eigenständig übernimmt.

Der Wechsel zu Wildix verlief reibungslos. Wir haben uns für x-bees wegen der erweiterbaren APIs entschieden: Es gab keine einzige technische Anforderung, die wir nicht umsetzen konnten. Absolute Qualität und Integration.

Max

CRM Architect, Level Apps

Technische und betriebliche Anforderungen

Cloud-native Infrastruktur: Private Handys und Altsysteme (wie 3CX/FreePBX) wurden ersetzt, um die Kommunikation zu zentralisieren.
Offene API- und Webhook-Erweiterbarkeit: zentrale Voraussetzung, um ein eigenes CRM rund um das Kommunikationssystem zu bauen.
Automatische Transkription und Analyse (KI): über 500 Gesprächsstunden pro Monat ohne menschliches Zutun verarbeiten.
Flexible SIP-Trunk-Integration: hohe Anrufvolumen (bis zu 40.000 pro Monat) bei festen Kosten und sofortiger Skalierbarkeit bewältigen.
Echtzeit-Monitoring: eine Oberfläche fürs Management, um die Arbeit der Berater zu überwachen, ohne Aufzeichnungen im Nachhinein abhören zu müssen.

Erzielter Mehrwert

Rückgewinnung „unsichtbaren“ Umsatzes (KPI: 40 % → 86 %)
Durch die automatisierten Rückruf-Prozesse von x‑bees hat GB Viaggi das „schwarze Loch“ verpasster Anrufe in echte Verkaufschancen verwandelt. In einem wettbewerbsintensiven Markt wie dem italienischen Tourismus verschaffte die schnelle Reaktion einen sofortigen Vorteil: 86 % der Leads ließen sich zurückgewinnen.
Produktivität und Umsatz pro Berater (KPI: 8x)
Mit Wilma (Agentic AI) hält Hot Lead Scoring Einzug in den Arbeitsalltag. Die Berater des Reiseveranstalters priorisieren jetzt Abschlüsse mit 80 % Abschlusswahrscheinlichkeit – der Umsatz pro Mitarbeiter stieg dadurch in nur sechs Monaten um das 8‑Fache. Ein Beleg dafür, dass KI im Vertrieb das Geschäft skalieren kann, ohne die Kopfzahl zu erhöhen.
Volle Transparenz und datengestütztes Coaching (KPI: 80 % Sichtbarkeit)
Die Grenzen von Altsystemen wie 3CX oder FreePBX sind Geschichte: Das Management hat jetzt 80 % Einsicht in die Aktivitäten in Echtzeit. Dank automatischer KI‑Transkriptionen basiert Coaching nicht mehr auf Bauchgefühl, sondern auf objektiven Daten – das verbessert den Kundenservice und reduziert interne Reibung.
Operative Effizienz und Skalierbarkeit (KPI: von 80 auf 14 Berater)
Die technologische Unterstützung von Partner Meta Calabria half GB Viaggi, Ressourcen zu optimieren: Heute steuern 14 Experten höhere Volumen als früher 80 Personen. Das senkt die Fixkosten, maximiert die Margen und macht das Unternehmen bereit für den internationalen Markt.
Auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung mit Voicebot (KPI: 30.000–40.000 Anrufe/Monat)
Die Technologie-Roadmap sieht einen Agentic‑AI-basierten Voicebot vor, der saisonale Spitzen mit Tausenden Anrufen abfedert. Diese Unified Communications-Lösung automatisiert Routineanfragen und gibt den Beratern Raum für hochwertige Verkaufsgespräche.
Revenue Intelligence für die Marketing-Optimierung
GB Viaggi nutzt die Gesprächsanalyse von x‑bees als Revenue-Intelligence-Werkzeug. So lässt sich erkennen, welche Marketingkampagnen (Google/Meta Ads) echte Leads bringen und welche Keywords wirkungslos bleiben – das Werbebudget wird anhand verlässlicher Daten aus dem italienischen Markt optimiert.
Business Continuity und reibungsloser Übergang
Die Migration zur neuen x‑bees-Infrastruktur verlief ohne jede Unterbrechung des Betriebs. Kritische Infrastruktur in Echtzeit skalieren zu können, ist für Unternehmen in Süditalien und landesweit entscheidend – Ausfallzeiten während der Reisesaison kann sich niemand leisten.

Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix‑Partner

Finden Sie einen Wildix‑Partner

Entscheiden Sie sich für einen unserer Wildix‑Partner, der Sie in Ihrem Unternehmenswachstum unterstützt – und zwar mit der ersten Business Kommunikationslösung, die den Vertrieb beflügelt.