Wildix ed Etelys aiutano la Fondazione Pauliani ad abilitare il telelavoro all'interno del suo EPHAD, modernizzando il sistema di comunicazione aziendale durante il lockdown.
Wildix si impegna a fornire soluzioni di Unified Communication che rendano il lavoro più semplice e produttivo per le aziende di tutto il mondo. Questo vale anche per le organizzazioni senza scopo di lucro, che devono rimanere competitive per mantenere un livello di servizio elevato.
Fondata nel 1872, la Fondazione Pauliani è un’organizzazione privata senza scopo di lucro. Gestisce una struttura di residenza assistita, situata a Nizza, in Francia, che attualmente ha una capacità di 214 posti letto.
Wildix ha parlato con Cédric Lacoste, IT Manager della Fondazione Pauliani, che ha più di 20 anni di esperienza nelle istituzioni sanitarie e sociali, e con Sonia Selmi, Responsabile delle risorse umane della Fondazione, per raccogliere i loro feedback sulla soluzione Wildix cinque mesi dopo la sua implementazione.
Il Problema
Cédric Lacoste, IT Manager della Fondazione Pauliani, ha dovuto sostituire un impianto telefonico vecchio quanto gli edifici utilizzati dall’organizzazione no profit.
Ha spiegato: “Per quanto riguarda la telefonia, la nostra idea era di avere un sistema telefonico completamente integrato, senza moduli aggiuntivi, in particolare nella distribuzione di DID. Ci siamo trovati con partner e integratori telefonici legacy che non erano in grado di effettuare la transizione dalla telefonia tradizionale a IP completamente digitale“.
Anche la pandemia del 2021 ha giocato un ruolo importante nella decisione di Cédric Lacoste di accelerare la transizione a un nuovo sistema di comunicazione. Significava fare un cambiamento che molte altre aziende avevano già effettuato: il passaggio al lavoro da remoto.
“Con la pandemia di Covid-19, abbiamo dovuto trasferire alcuni dei nostri dipendenti al lavoro da remoto”, ha affermato Cédric. “Ma i sistemi che avevamo in precedenza non ci consentivano di collegare il sistema telefonico dell’ufficio alle case dei dipendenti”.
La Fondazione Pauliani ha quindi iniziato a cercare una soluzione, con l’obiettivo di facilitare il lavoro da remoto e offrire funzionalità moderne, come la videoconferenza con utenti interni ed esterni, facilitando la gestione dei telefoni dei suoi residenti.
E, data l’urgenza della situazione, l’uso degli strumenti giusti era necessario per mantenere e ottimizzare la comunicazione tra i membri dello staff della Fondazione.
“I membri dello staff che lavoravano da casa si sono trovati a dover utilizzare i loro telefoni cellulari personali, perché non avevamo la possibilità di portare all’esterno le nostre linee interne agli utenti”, ha affermato Cédric.
La Soluzione
Inizialmente, l’ex provider di telefonia della Fondazione, Alcatel, ha solo proposto di lavorare sul vecchio sistema con moduli indipendenti l’uno dall’altro, che non soddisfacevano le aspettative iniziali. Piuttosto che affrontare questo tipo di installazione, che spesso porta a guasti e ad altri problemi, la Fondazione Pauliani si è rivolta alla soluzione Wildix, che Cédric Lacoste all’inizio non conosceva ma che gli è stata presto consigliata.
“Abbiamo scelto Wildix su consiglio di Etelys, un service provider locale con sede anche a Nizza”, ha spiegato, sottolineando la velocità di Etelys nella revisione del sistema di comunicazione della struttura di residenza assistita. Questa gradita esperienza ha consentito la configurazione dell’intera soluzione al sistema di chiamata infermieristica esistente. “Ci siamo assicurati che il sistema sick call utilizzato dal cliente, in questo caso un sistema Ackermann, fosse ben interfacciato con il sistema Wildix”, ha spiegato David Cano, Direttore di Etelys.
Una volta sistemati internamente gli aspetti finanziari dell’offerta, l’implementazione è stata avviata il più rapidamente possibile. Il sistema scelto per il progetto era un PBX locale adattato alle 350 linee allora utilizzate dalla Fondazione.
Cinque mesi dopo la sua implementazione, la soluzione Wildix ha conquistato i suoi utenti, poiché ora è utilizzata da tutti i team della Fondazione, compreso il dipartimento delle risorse umane. Il sistema è caratterizzato da una curva di apprendimento “veloce, semplice ed efficiente”, come ha affermato Sonia Selmi, Responsabile delle Risorse Umane, spiegandoci che una caratteristica molto apprezzata dal team HR è l’accesso alla chat dai telefoni personali.
“Quando i colleghi lavorano da remoto, non abbiamo bisogno di accedere ai loro account per tenere traccia della loro attività: tutto viene fatto in tempo reale, sia tramite chat che tramite messaggi vocali”, ha detto Sonia. “Abbiamo persino creato una chat di gruppo che ci consente di comunicare rapidamente sui nostri follow‑up. Troviamo tutto ciò di cui abbiamo bisogno nell’applicazione mobile.”
Cédric Lacoste ha aggiunto, “Una caratteristica interessante è la messaggistica nella casella di posta e la trascrizione della casella vocale, che facilita enormemente il nostro lavoro. Tutte queste piccole cose della soluzione Wildix, messe insieme, sono un vero vantaggio che migliora notevolmente la nostra vita quotidiana”.
I Risultati
Con un sistema che permette di creare e implementare facilmente le linee telefoniche, la Fondazione Pauliani ora controlla tutte le sue comunicazioni, dalla A alla Z.
“È evidente che non c’è paragone con il nostro sistema di telefonia precedente, poiché utilizzavamo una telefonia completamente analogica e che non offriva caratteristiche interessanti”, ha confermato Cédric Lacoste, che sottolinea anche la velocità con cui Etelys gestisce le richieste di assistenza post-vendita, un’altra caratteristica di grande importanza. Alla fine, presso la residenza assistita di Nizza sono state attivate complessivamente 380 licenze.
I nostri due utenti sono d’accordo nell’affermare che la soluzione Wildix ha davvero conquistato la Fondazione: “Consigliamo la soluzione Wildix perché tutto è molto semplice, sia per l’amministrazione che per gli utenti. Tutti possono utilizzare lo strumento per comunicare la propria disponibilità e lo stato di presenza, che garantisce anche una migliore ridistribuzione delle chiamate per i centralinisti”.
Piuttosto che optare per i DECT durante il lockdown, è stata naturalmente fatta la scelta per lo smartphone.
“La soluzione Wildix ha permesso di impostare il lavoro da remoto, in particolare tramite chat, che per noi è stata una scoperta molto importante e molto utile, soprattutto quando i dipendenti sono già online. Anche l’utilizzo del nostro telefono personale è stato semplificato, e questo evita la molteplicità di dispositivi. Siamo una generazione mobile che naviga tutto il giorno su tantissime applicazioni e dobbiamo ammettere che per il lavoro da remoto l’applicazione Wildix è stata un vero valore aggiunto. Abbiamo dimezzato l’uso dei telefoni fisici, ora tutto passa attraverso l’interfaccia Collaboration”, ha spiegato Sonia Selmi.
L’utilizzo dell’interfaccia Collaboration si estende anche ad altri servizi, grazie alla sua funzionalità BYOD (Bring Your Own Device), inoltre la minima necessità di formazione per apprendere l’utilizzo dello strumento ne ha facilitato l’utilizzo, in alcuni casi anche sostituendo il telefono dell’ufficio.
Cédric Lacoste, pienamente soddisfatto del sistema Wildix per quanto riguarda le esigenze della casa di cura: “Oggi lavoriamo completamente su Internet, tutto è integrato in un unico sistema. La combinazione di ergonomia e funzionalità in Collaboration lo rende uno strumento che garantisce un funzionamento semplice ed efficiente per tutti i dipendenti, che ora beneficiano di una migliore visualizzazione dell’attività di tutti in tempo reale. Oggi possiamo trarre vantaggio anche dalla possibilità di tracciare e monitorare le chiamate, cosa da non sottovalutare in una struttura sanitaria”.
Un altro cliente soddisfatto, la Fondazione Pauliani ha recentemente riconfermato la sua fiducia nella soluzione Wildix e nel suo Partner Etelys, acquistando il servizio per 40 nuove camere e 10 nuovi DECT per i nuovi edifici, la cui installazione è prevista nelle prossime settimane. Dopotutto, perché cambiare una squadra vincente?
Questa soluzione è stata offerta dal Partner Wildix
- ETELYS
- 141 Promenade des Anglais, 06200 Nice, France
- adv@etelys.fr
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- etelys.fr
