Wie die UCaaS-Lösung von Wildix verpasste Anrufe eliminierte und Terminbuchungen automatisierte
Fratelli Circosta SRL ist ein alteingesessenes Autohaus mit Sitz in Roccella Ionica (RC), das seit 1995 aktiv ist. Als offizieller Händler der Stellantis-Gruppe bietet das Unternehmen Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen, autorisierte Werkstattservices sowie Lösungen mit Fokus auf Innovation und Kundenerlebnis an.
Das Problem – Zu viele verpasste Anrufe und Kunden, die noch einmal anrufen mussten
Vor der Einführung von Wildix stand Fratelli Circosta SRL vor einer großen Herausforderung bei der Verwaltung seiner Telefonleitungen, besonders in der Werkstattabteilung.
Das Unternehmen erhielt täglich ein hohes Anrufaufkommen und konnte nicht allen Kunden zeitnah antworten. Die Folgen:
- Häufig verpasste Anrufe, insbesondere für die Werkstatt
- Kunden mussten mehrfach anrufen, um einen Termin zu buchen
- Ineffiziente Wartezeiten am Telefon und unzufriedene Kunden
- Manuelle Terminverwaltung, die eine hohe operative Last für das Personal bedeutete
- Die Notwendigkeit, die Telefonie in das Managementsystem Zucchetti Infinity zu integrieren, das bereits zentral für die Geschäftsprozesse war
Bei rund 250 Anrufen pro Tag war das Telefonsystem ein Kernbestandteil des Betriebs, aber ohne Automatisierung und Integration nicht mehr tragbar.
Das Ziel war klar: eine sofortige Reaktion auf jeden Anruf sicherstellen, manuelle Aufgaben reduzieren und das Kundenerlebnis verbessern — ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.
Die Lösung – Intelligente Automatisierung mit Wilma AI und Integration des Managementsystems
Um diese Anforderungen zu erfüllen, entschied sich Fratelli Circosta für Wildix UCaaS, gemeinsam mit seinem vertrauten und etablierten Partner Tecnologieufficio.
Ausschlaggebend war die Einführung des Wilma AI Voicebots, der über eine API mit dem Managementsystem Zucchetti Infinity verbunden ist.
Warum Wildix
Die entscheidenden Faktoren für die Wahl waren:
- Wilma AI Voicebot zur automatisierten Bearbeitung eingehender Anrufe
- Self-Service-Buchung für Termine (Verkauf und Service)
- Native Integration mit Zucchetti Infinity, die Termine automatisch im Kalender einträgt
- Intelligentes Anrufrouting basierend auf der angefragten Marke, ohne lange Sprachmenüs
- Secure-by-Design-System, unverzichtbar für den Umgang mit sensiblen Daten
- Laufende Unterstützung und Expertise durch den Partner Tecnologieufficio
Die Einführung verlief schnell und unkompliziert: Wilma ging sofort live und wurde schrittweise an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst.
Für die interne Zusammenarbeit nutzt Fratelli Circosta außerdem x‑bees für Videoanrufe zwischen den Standorten – ohne Zeitlimits oder technischen Aufwand.
Mit dem Wilma Voicebot ist es uns gelungen, verpasste Anrufe zu eliminieren und die Terminverwaltung radikal zu vereinfachen. Heute erhalten unsere Kunden eine sofortige Antwort, und wir arbeiten deutlich effizienter.
Vincenzo und Domenico Circosta
Geschäftsführer – Fratelli Circosta SRL
Das Ergebnis – Keine verpassten Anrufe mehr und höhere operative Effizienz
Bereits im ersten Monat der vollständigen Implementierung waren die Vorteile klar erkennbar und messbar.
Wichtigste Ergebnisse
- Verpasste Anrufe eliminiert
- Keine Kundenbeschwerden mehr über die nicht erreichbare Werkstatt
- Terminbuchungen automatisiert und stets mit dem Managementsystem synchronisiert
- Geringere operative Belastung für das Personal
- Verbessertes Kundenerlebnis ohne unnötige Wartezeiten
Ergebnisse in Zahlen
Basierend auf den Daten des letzten Monats:
- 1.580 eingehende Anrufe pro Woche, alle korrekt bearbeitet
- 360 interne Anrufe pro Woche
- Rund 400 ausgehende Anrufe pro Woche
In einer Stichprobe über vier Tage bearbeitete Fratelli Circosta 695 Anrufe ohne einen einzigen verpassten Anruf – ein direkter Beleg für die Wirkung der Lösung.
Ausblick: Weiterer Ausbau mit Wildix
Nach dem Erfolg der ersten Phase blickt Fratelli Circosta bereits nach vorn:
- Ausweitung von Wildix auf die beiden anderen Standorte der Gruppe
- Weiterentwicklung von Wilma AI, unter anderem zur Erkennung registrierter Kunden
- Integration von WhatsApp für Verkauf und Werkstatt
- Aktivierung neuer SMS-Automatisierungen, um alle Kunden zu erreichen
Der Ansatz ist schrittweise, aber strategisch: Man beginnt bei den operativen Prioritäten und nutzt das Wildix-Ökosystem zunehmend in seiner vollen Breite.
Fazit
Mit Wildix und der Partnerschaft mit Tecnologieufficio hat Fratelli Circosta seinen Telefonkanal von einem kritischen Engpass zu einem strategischen Treiber für Effizienz und Kundenzufriedenheit gemacht.
Automatisierung, Integration und Sicherheit haben es dem Unternehmen ermöglicht, verpasste Anrufe zu eliminieren, Prozesse zu vereinfachen und eine solide Grundlage für künftiges Wachstum zu schaffen.
Anforderungen
- Hohes tägliches Anrufaufkommen ohne Verluste bewältigen
- Sofortige Reaktion auf Kundenanrufe sicherstellen, besonders für die Werkstatt
- Terminbuchung für Verkauf und Service automatisieren
- Telefonie mit dem Managementsystem Zucchetti Infinity integrieren
- Anrufe intelligent auf 9 Marken verteilen
- Operative Belastung für das Personal reduzieren
- Sicherheit und Schutz sensibler Daten gewährleisten
- Auf einen vertrauten und etablierten Partner für Support und Implementierung setzen
Erzielter Mehrwert
- Keine verpassten Anrufe mehr dank des Wilma AI Voicebots
- Verbessertes Kundenerlebnis ohne Wartezeiten oder wiederholte Rückrufe
- Automatische Terminbuchungen in Echtzeit mit dem Managementsystem synchronisiert
- Höhere operative Effizienz für Verkauf und Service
- Geringerer manueller Aufwand für das interne Personal
- Intelligentes Anrufrouting nach Marke und Abteilung
- Datensicherheit durch eine Secure-by-Design-Architektur
- Zukünftige Skalierbarkeit, mit der Möglichkeit, die Lösung auf weitere Standorte und Kanäle (WhatsApp, SMS) auszuweiten
Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix‑Partner
- Tecnologieufficio srl
- Contrada Difesa, 7, 88050 Caraffa di Catanzaro CZ, Italy
- commerciale@tecnologieufficio.it
- +3909611956342
- tecnologieufficio.it
