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Le scénario de 2020 nous a tous pris de court. Certes, il est évident que nous nous en souviendrons tous, mais clairement pas pour des raisons positives. Il est difficile en effet de ne pas faire de rapprochement avec la crise sanitaire du Covid-19 et son influence sur notre quotidien, mais également sur son impact sur de nombreux secteurs d’activité, voir plus généralement l’économie mondiale.

Malgré cette catastrophe, certains ont quand même su tirer leurs épingles du jeu et se sont adaptés afin de poursuivre leurs missions, même lorsqu’ils étaient en première ligne face à cette crise. C’est notamment le cas de Larnay Sagesse, une association qui a pour but l’accueil, le soutien et l’accompagnement de personnes en situation de handicap sensoriel.

L’institution, créée en 1833, est composée de 3 établissements médicaux sociaux dont 1  EPHAD, un foyer d’accueil médicalisé et un foyer de vie, situés dans la région de Poitiers. Elle emploie plus de 200 salariés et a sous sa responsabilité une centaine de résidents ; des personnes qui demandent une attention toute particulière. Mais alors comment un secteur frappé de plein fouet par la crise sanitaire, peut-il faire en sorte de garantir les services et les soins à une population dite à risque dans ces conditions ?

C’est justement ce que Bertrand Blondeau, Administrateur Réseau et Responsable du service informatique de l’association Larnay Sagesse depuis 2013, nous explique : « Le 15 mars, c’est-à-dire au tout début du confinement, nous sommes arrivés le matin et nous nous sommes dit « Bon, comment fait-on, comment nous organisons-nous ? ». Avec la problématique de devoir gérer le quotidien d’une partie des équipes à distance tout en ayant du personnel médical sur place à disposition des résidents, le télétravail, même s’il semblait évident, s’est heurté à des contraintes humaines et techniques.

Pour mieux comprendre le contexte dans lequel se trouvait Larnay Sagesse, il faut revenir un peu en arrière. « Nous avions un système de PABX tout en analogique, qui comprenait un peu de numérique, et comme il était en fin de vie, il n’y avait plus de maintenance, plus de pièces de rechange et entraînait surtout un coût qui était assez élevé à l’époque, par rapport à la technologie d’aujourd’hui », raconte Bertrand Blondeau. « J’avais donc vu 4 solutions dont celle de SFR, Alcatel avec le prestataire par qui l’on passait à l’époque, et Wildix ».

D’autres contraintes liées à l’activité et à la structure de Larnay Sagesse ont également dû être prises en compte : « Nous avons un grand bâtiment qui est plutôt ancien. Nous n’avions pas la possibilité de passer immédiatement toute la téléphonie fixe en IP. Il fallait donc que nous avions un système qui puisse gérer autant de l’analogique que de l’IP, première contrainte qui a éliminé SFR. Il fallait ensuite comparer les offres en terme de fonctionnalité et de prix ; et de prix à terme aussi parce que Alcatel était, je me rappelle, moins cher à la base. Mais beaucoup de choses étaient en option et en regardant l’évolution du passage des téléphones analogiques en IP,  je m’étais aperçu qu’au bout de 5 ans, ils n’étaient pas forcément les moins chers. Il y avait donc différents paramètres à prendre en compte », confie Bertrand.

Une fois ce travail comparatif effectué, Bertrand s’est alors tourné vers Roald Malalou, Chargé d’Affaires chez Vienne Documentique et partenaire Gold Wildix depuis 2013. Une association qui a très bien marché. « Larnay Sagesse est aujourd’hui sur un total de 130 comptes  dont une majorité de DECT et une vingtaine de bornes », nous explique Roald. Plus que du matériel, c’est bien une solution et de la montée en compétence qui a été ici apportée. « Je gère seul l’ensemble du système de téléphonie ou informatique avec l’appui de notre prestataire Vienne Documentique et il est vrai que la solution Wildix était plutôt intéressante. La console d’administration était relativement simple et complète et surtout, j’avais la main dessus sans avoir à être constamment en train de solliciter le prestataire : on n’avait pas envie de passer par lui pour chaque petite modification à apporter surtout lorsque l’on a quelqu’un capable de le faire sur place ». Point confirmé par Roald : « Finalement, Bertrand est quasiment autonome sur la solution ».

Avec 130 DECT et postes fixes compris déjà mis en place, la bascule vers un modèle de travail à distance entre les équipes des services administratifs (paie, comptabilité, secrétariat et informatique) et professionnels de santé présents sur place auprès des résidents, s’est donc effectuée en toute connaissance de cause : « Je connaissais déjà l’application, je l’utilisais personnellement quand je faisais des déplacements,  je m’y connectais pour toujours être joignable. Je connaissais bien le système car j’avais été formé par les techniciens de Vienne Documentique », ajoute Bertrand.

Le but recherché dans une nouvelle solution était ainsi « de passer sur la téléphonie IP, pour profiter ses avantages : annuaire centralisé, fonctions de changement de poste simplifiées, plusieurs postes par compte. Le choix a principalement été arrêté par l’administration. Avant, ce n’était pas moi qui m’en occupait, la solution précédente était bien trop lourde et complexe dès qu’il fallait procéder à une modification. » Sans oublier bien sûr l’accès à l’application sur téléphone : « Dernièrement, la solution Collaboration s’est avérée très utile pour tous ceux qui se sont initiés au télétravail. Cela a permis de rester en contact avec tout le personnel qui était encore sur place sans changer de numéro, sans devoir communiquer un numéro de portable, sans faire de transfert d’appel. Cela s’est fait en toute transparence et les professionnels ne se posaient pas la question de savoir si nous étions dans les bureaux ou chez nous ».

C’est donc tout naturellement que l’association s’est tournée vers les solutions de télétravail Wildix SmartWorking. Le premier jour du confinement, la décision était sans appel : « Voilà, nous déployons les applications sur les téléphones de chacun ! ». Quant au déploiement, là aussi, aucun problème rencontré comme l’affirme Bertrand : « C’est vrai que nous avons mis en place le télétravail en une demi-journée, le temps de mettre à jour la procédure et de la fournir à tout le monde, nous étions une douzaine à être en télétravail du jour au lendemain. Je communiquais les procédures et les mots de passe pour accéder à l’interface. Il faut avouer que pour le télétravail nous a été grandement facilité.

Alors quand nous lui posons la question de savoir si Larnay Sagesse continue aujourd’hui d’opérer en télétravail, voici ce qu’il nous répond : « Alors oui, nous poursuivons le travail mais plus ponctuellement, car depuis début juillet nous travaillons tous de nouveau à plein temps sur place. Comme nous n’avons pas eu de cas de COVID dans notre EHPAD et très peu dans la région, nous avons pu reprendre notre activité. Maintenant, la direction sait que le télétravail existe, ses membres s’en servent quand ils ont besoin de rester chez eux en restant joignable auprès des collaborateurs. Et si jamais un nouveau confinement survenait, même si c’est plus ponctuel ou géographiquement plus restreint, nous savons que l’on pourra le faire facilement. »

En plus de cette flexibilité dans le travail du quotidien, d’autres avantages sont ressortis à la suite de l’intégration des solutions Wildix : « Cela nous a aussi permis de changer de prestataire d’appels malade, ce qui n’est pas plus mal car nous avons pu reprendre la main sur l’administration plutôt que d’appeler le prestataire de l’époque qui nous facturait cher à chaque intervention. Nous avons ainsi pu coupler nos appels malades avec les DECT et nous en sommes très contents car cela nous a évité de réinvestir dans des Bipeurs très coûteux et de conserver ceux restant pour la partie incendie ».

Cette évolution a également permis au personnel soignant d’améliorer ses services auprès des résidents : « Comme le bâtiment est grand, il fallait faire en sorte que les appels malades soient signifiés plus facilement aux professionnels, car parfois, s’ils n’étaient pas dans le bon couloir, ils ne voyaient pas la lumière, ils n’entendaient pas la sonnerie sur les reports et cela pouvait donc allonger les temps d’intervention. »

Finalement, à l’heure où certaines régions d’Europe sont confinées à nouveau, il est devenu crucial de pouvoir poursuivre ses activités sous peine de devoir mettre la clé sous la porte, ou pire encore, de ne pas pouvoir subvenir aux besoins d’une population à risque, comme l’association Larnay Sagesse qui a pu le faire lors de la première vague du Covid. Et pour cela, il faut pouvoir bénéficier d’une solution complète, telle celle proposée par Wildix, mais aussi d’un soutien sans faille d’un réseau de prestataires conscients des enjeux de leurs clients, comme Vienne Documentique l’a fait. C’est d’ailleurs Roald Malalou qui résume cela le mieux : « C’est vrai que l’on voit vraiment la puissance de Wildix : en une seule solution,nous sommes capables de faire de la couverture, de la collaboration et, qui plus est, de l’appel malade. »

Car qu’on le veuille ou non, crise ou pas, ces établissements se doivent de répondre présent. Wildix est donc fière d’avoir pu contribuer, à sa manière, à la continuité des activités de l’association Larnay Sagesse car à chaque situation sa solution… et ici, la solution c’est Wildix !

Je gère seul l’ensemble du système de téléphonie ou informatique avec l’appui de notre prestataire Vienne Documentique et il est vrai que la solution Wildix était plutôt intéressante. La console d’administration était relativement simple et complète et surtout, j’avais la main dessus sans avoir à être constamment en train de solliciter le prestataire : on n’avait pas envie de passer par lui pour chaque petite modification à apporter surtout lorsque l’on a quelqu’un capable de le faire sur place.

Bertrand Blondeau,
Administrateur Réseau et Responsable du service informatique de l’association Larnay Sagesse

CAF - Wildix case study