CUOA Business School es una de las principales escuelas de negocios en Italia. Durante más de 60 años, proporciona formación al más alto nivel mediante distintos tipos de cursos: MBA para emprendedores a tiempo parcial o total, cursos Executive para profesionales y administradores y Masters para jóvenes graduados.

Igualmente, organiza cursos específicos para operadores en el sector turístico y financiero, incluyendo sesiones de formación para bancos, compañías aseguradoras e instituciones financieras.

Su sede principal se encuentra en Villa Valmarana Morosini, en un precioso edificio del Siglo XVIII ubicado en Altavilla Vicentina (Véneto) que también alberga el College Valmarana Morosini, un hotel en el que se alojan estudiantes y profesores.

Francesco Scarano, responsable IT de CUOA Business School, explica que su antigua centralita tenía serias limitaciones: “El PBX SELTA era analógico y daba servicio a la escuela de negocios y a toda la estructura del College Valmarana Morosini: la recepción, el restaurante, las habitaciones,… ¡Puedes imaginarte el laberinto de pasadores y cables que había! Nuestro cuarto de servidores dependía de una central telefónica obsoleta y  poco práctica: teníamos que encontrar una solución alternativa.”

Sin embargo, el principal problema estaba relacionado con la comunicación interna y externa: “Cuando alguien buscaba a un compañero por teléfono y no podía encontrarle, pedía a quienes contestaban el teléfono que le llamaran o bien enviaba el típico email “te he buscado pero no estabas disponible; llámame cuando puedas”. Un tráfico de mails que es realmente inútil y excesivo para quienes ya tienen que leer demasiados emails en su día a día,” dice Scarano.

La situación era todavía más complicada cuando la llamada venía de una persona externa, como por ejemplo un cliente. Como no existía registro de llamadas, la llamada se perdía inmediatamente o la transmisión del mensaje del cliente quedaba bajo la responsabilidad de la buena memoria de quienes respondían al teléfono, que debían acordarse de avisar al destinatario de la llamada o enviarle un recordatorio por email. Gestionar así la comunicación resultaba imposible, siempre surgían malentendidos entre compañeros por un mensaje olvidado o un email no leído. El ambiente de trabajo se veía afectado por esta situación tan caótica.

Al principio, el personal IT sugirió utilizar el sistema de chat integrado en Help Desk, pero los empleados de CUOA consideraban que era una herramienta destinada a utilizarse para problemas técnicos. También rechazaron el uso de Skype.

Sin embargo, el punto de inflexión llegó cuando Francesco conoció Wildix Collaboration gracias a Reti, el partner Platinum Wildix responsable del cableado de Villa Valmarana Morosini: “Observé que Reti usaba Collaboration para comunicarse y después de ver una demo del producto, inmediatamente comprendí que era la respuesta a todos nuestros problemas.”

CUOA también evaluó una solución ofrecida por CISCO, pero la rechazaron porque era demasiado compleja. Como explica Scarano: “Realizar un cambio en el sistema de comunicación de una empresa ya es de por sí problemático porque los usuarios suelen ser reacios a estos cambios. Si la aplicación no es intuitiva y fácil de usar, te arriesgas a que la dejen de lado.”

Reti completó la instalación y actualmente hay 110 usuarios activos, incluyendo a los de la escuela de negocios y las instalaciones del alojamiento.

Hasta ahora nadie se ha quejado de Collaboration: todo el mundo está contento porque gracias al registro de llamadas pueden ver inmediatamente si han recibido una llamada mientras no estaban.”

Según Scarano, la próxima solución que adoptarán algunos empleados de CUOA son los auriculares: “En el departamento IT, todos usamos cascos Jabra integrados con Wildix y los compañeros del área de ventas tiene curiosidad por ellos ya que pasan muchas horas al teléfono y están buscando algo más cómodo que el típico teléfono con cable.”

CUOA Business School también está valorando implementar otro proyecto lo antes posible:”Queremos cambiar el CRM y elegir uno que preferiblemente ya esté integrado con Wildix. Así, cuando un contacto en la base de datos llame a la escuela, la persona que reciba la llamada podrá ver automáticamente la tarjeta completa del cliente en la pantalla Collaboration.”

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“COMO NO EXISTÍA UN REGISTRO DE LLAMADAS PERDIDAS NI ERA POSIBLE SABER SI EL COMPAÑERO CON EL QUE QUERÍAS HABLAR ESTABA DISPONIBLE, TODOS DELEGABAN LA TRANSMISIÓN DE LOS MENSAJES A LA PERSONA QUE CONTESTABA EL TELÉFONO, QUE A MENUDO OLVIDABA INFORMAR A SU COLEGA. OTROS ENVIABAN EMAILS COMO RECORDATORIO, QUE A MENUDO NO SE LEÍAN… ESTA GESTIÓN TAN CAÓTICA DE LAS COMUNICACIONES OCASIONABA FRECUENTES MALENTENDIDOS ENTRE COMPAÑEROS Y PERJUDICABA SERIAMENTE AL AMBIENTE DE TRABAJO.”

Francesco Scarano,
Responsable IT de CUOA Business School

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