Gracias a Wildix, el IRCCS Oasi Maria SS. ONLUS ha unificado sus 4 sedes, optimizado las comunicaciones y reducido en un 25% el tiempo operativo, mejorando drásticamente la productividad de sus 700 empleados
L’IRCCS Oasi Maria SS. ONLUS de Troina, en la provincia de Enna, es una organización sin ánimo de lucro que desde hace más de 70 años se dedica con pasión al cuidado y la rehabilitación de personas con discapacidad intelectual o trastornos neurocognitivos. El instituto, fundado en 1953 por el padre Luigi Ferlauto, es hoy un centro de excelencia reconocido a nivel regional y nacional, con un área de influencia que va mucho más allá de Sicilia. Con un equipo de más de 700 empleados y una organización compleja que incluye un hospital, consultas externas, un centro de estudios y una estructura hotelera, el IRCCS Oasi Maria SS. necesitaba una solución de comunicación que no solo pudiera gestionar su red existente, sino que también fuera capaz de evolucionar para satisfacer las necesidades futuras.
Con la implementación de Wildix, conseguimos reducir en un 90% las llamadas perdidas y aumentar la eficiencia interna en un 25%, centralizando la comunicación entre nuestras cuatro sedes y optimizando la gestión de más de 1000 usuarios y huéspedes del instituto.
Alessandro Valenza
Responsable UOSD ICT & Digital Strategy, IRCCS Associazione Oasi Maria SS. ONLUS
El reto: optimizar las comunicaciones e integrar estructuras diversificadas
“Antes de pasar a Wildix, nos enfrentábamos a una serie de problemas estructurales y tecnológicos relacionados con nuestras comunicaciones internas y externas”, explica Alessandro Valenza, responsable de UOSD ICT & Digital Strategy del IRCCS Oasi Maria SS. “La infraestructura anterior, basada en sistemas telefónicos obsoletos, no era capaz de soportar el crecimiento y la complejidad de nuestras actividades, especialmente con la apertura de nuevas sedes”.
El IRCCS Oasi necesitaba gestionar de forma eficiente las comunicaciones entre sus cuatro sedes, todas en Troina, pero distribuidas entre hospital, consultas externas, centro de estudios y un hotel vinculado a los servicios técnicos del instituto. Además, algunos departamentos, dedicados a personas con trastornos del comportamiento y manifestaciones de agresividad hacia el entorno, requerían el uso de teléfonos de disco robustos capaces de resistir golpes repentinos, algo que no habría sido posible con teléfonos de nueva generación.
“Además, existía el problema de las llamadas no atendidas”, continúa Valenza. “Las estimaciones previas a Wildix indicaban la pérdida de aproximadamente el 65% de las llamadas entrantes debido a la formación de colas de espera muy largas, con un impacto negativo en nuestra eficiencia y en la calidad del servicio ofrecido. Necesitábamos una solución capaz de reducir este dato de forma significativa”.
La solución: una comunicación unificada y escalable
La solución propuesta por Timeo, partner de Wildix desde 2022, resultó fundamental para la transformación de las comunicaciones del IRCCS Oasi Maria SS. Gracias a la adopción de Wildix, el sistema telefónico del instituto se modernizó por completo, garantizando la integración fluida de teléfonos VoIP de última generación y dispositivos más tradicionales como los teléfonos de disco, para las necesidades específicas de los departamentos mencionados.
“Al principio pensábamos en una migración gradual hacia VoIP, pero con Wildix encontramos la flexibilidad y la solidez necesarias para gestionar también teléfonos de disco. Este fue un aspecto crucial para nosotros”, subraya Valenza.
Wildix permitió gestionar de forma centralizada las comunicaciones de 700 usuarios y sus huéspedes distribuidos en 4 ubicaciones diferentes. La implementación se llevó a cabo en tiempo récord, también gracias a la estrecha colaboración con Timeo srl, que desempeñó un papel clave en la integración de las tecnologías Wildix dentro de la infraestructura del instituto.
Además, la plataforma Wildix aportó un gran beneficio en la gestión del tráfico telefónico, con la configuración de más de 1000 teléfonos y la reconfiguración de aproximadamente 800 números internos. Ahora, el IRCCS Oasi Maria SS. dispone de una visibilidad completa del tráfico telefónico y puede supervisar en tiempo real la evolución de las llamadas entrantes y salientes, optimizando así los tiempos de espera.
“Con Wildix también introdujimos un sistema de gestión de colas que cambia el mensaje para quien está en espera en función del número de personas en cola, reduciendo el tiempo de espera percibido y mejorando la experiencia del usuario”, explica Valenza. “Además, la posibilidad de utilizar el servicio Follow Me, que permite a médicos y personal ser localizados en cualquier lugar, ha mejorado notablemente nuestra eficiencia operativa”.
Los resultados: mayor eficiencia y mejor respuesta al paciente
Los beneficios aportados por la plataforma Wildix fueron inmediatos y medibles. El dato más impresionante se refiere a la reducción de las llamadas perdidas: ahora, el instituto consigue responder al 90% de las llamadas entrantes, una mejora enorme respecto al pasado. También el tiempo operativo diario se redujo en un 25%, un resultado que permitió optimizar el trabajo de muchos departamentos sin necesidad de aumentar el personal.
Otra gran ventaja es la flexibilidad del sistema Wildix, que permite al IRCCS Oasi crecer con agilidad. “Al ser una realidad dinámica, con nuevas sedes en apertura, la posibilidad de variar el número de teléfonos y licencias con facilidad es fundamental”, añade Valenza. “Con Wildix, contamos con una solución escalable que nos acompañará también en nuestros planes futuros”.
Mirando al futuro: la importancia de la inteligencia artificial
De cara al futuro, el IRCCS Oasi Maria SS. está explorando la introducción de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial para mejorar aún más la gestión de las comunicaciones y la interacción con los pacientes. “Wildix nos ofrece la posibilidad de integrar soluciones de IA que podrían, por ejemplo, gestionar automáticamente las reservas y proporcionar asistencia en tiempo real mediante API”, explica Valenza. “Esto es solo el comienzo de un camino que contará con cada vez más integraciones digitales en beneficio de nuestros pacientes”.
Conclusión: un partner fiable para el futuro de las comunicaciones
Gracias a la colaboración con Timeo srl y a la adopción de Wildix, el IRCCS Oasi Maria SS. ha transformado la gestión de las comunicaciones, obteniendo un sistema flexible, seguro y escalable que se adapta perfectamente a sus necesidades. La reducción de las llamadas perdidas y el ahorro del 25% en el tiempo operativo diario son solo algunos de los resultados alcanzados gracias a esta solución innovadora.
Con su larga trayectoria de excelencia en el campo de las neurociencias y la atención al paciente, el IRCCS Oasi Maria SS. mira ahora al futuro con optimismo, preparado para aprovechar las tecnologías más avanzadas y mejorar aún más la calidad de los servicios ofrecidos.
Valor obtenido
- +90% de llamadas gestionadas respecto al pasado, reduciendo las llamadas perdidas.
- -25% de tiempo ahorrado en las operaciones diarias gracias a la centralización y optimización de las comunicaciones.
- 700 usuarios conectados en 4 sedes diferentes, mejorando la colaboración interna.
- 352 camas con telefonía analógica integrada en el sistema Wildix.
- Integración de teléfonos analógicos robustos para usuarios con necesidades neurodegenerativas específicas.
- Aumento de la seguridad gracias a la redundancia del sistema de comunicación.
Proyectos futuros
El IRCCS Oasi Maria SS. prevé ampliar aún más el uso de la tecnología Wildix en diferentes ámbitos. Uno de los proyectos más innovadores se refiere a la integración de la Inteligencia Artificial para optimizar las reservas y reducir los tiempos de espera de las llamadas, mejorando así la experiencia de los pacientes y de sus familiares.
Esta solución ha sido proporcionada por el Partner Wildix
- Timeo Information Technologies srl
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