Cómo Marcy Paris documenta cada llamada de clientes automáticamente con la IA de x‑bees
Desde 2009, Marcy Paris viste a los equipos de hoteles, restaurantes, comercios, spas y empresas del sector automoción con uniformes profesionales de alta gama: «alta costura corporativa» diseñada en Francia, personalizada para la identidad de marca de cada cliente, sin cantidades mínimas de pedido y con un servicio de atención dedicado.
Detrás de cada programa de uniformes hay una relación con el cliente a largo plazo: selecciones de personalización, detalles de pedidos y reposiciones, a menudo con varias personas gestionando la misma cuenta. Cada llamada telefónica contiene información que todo el equipo necesitará más adelante.
El reto: el coste oculto de la toma de notas manual
Antes de la IA de x‑bees, cada llamada de un cliente conllevaba un coste administrativo oculto: entre 3 y 5 minutos de toma de notas manual tras cada intercambio, tanto en llamadas entrantes como salientes.
En periodos de gran volumen de trabajo, esa carga se volvía insostenible. Muchas conversaciones esenciales ni siquiera llegaban a documentarse. El seguimiento de los expedientes de los clientes se resentía, y el historial de las cuentas dependía de notas manuscritas y de la memoria de cada persona.
Antes dedicábamos entre 3 y 5 minutos por llamada a redactar notas, tanto en las entrantes como en las salientes. Pero, sobre todo, en periodos de mucha actividad, muchos intercambios simplemente no se documentaban, lo que generaba verdaderas dificultades para hacer el seguimiento de los expedientes. Hoy en día, esa tarea tan laboriosa ha desaparecido y tenemos la seguridad de que toda la información se registra automáticamente en el CRM.
Thiago Figueredo
Key Account Manager en Marcy Paris
La solución: inteligencia integrada en el corazón de la relación con el cliente
Con el apoyo de Prestige IT, partner certificado de Wildix, Marcy Paris desplegó x‑bees, la plataforma de conversaciones con clientes de Wildix equipada con IA que documenta y redacta notas. Responder a una llamada y documentarla ya no son dos tareas independientes: mientras el equipo se centra en la conversación, x‑bees la graba, transcribe y resume automáticamente. Toda la información clave (solicitudes específicas, direcciones, volúmenes de pedido) fluye directamente a Pipedrive, el CRM de la empresa, sin pasos manuales y sin depender de la disciplina individual. Cuando se necesita localizar un detalle preciso, la transcripción y la grabación están disponibles para su consulta.
Las tres herramientas son muy complementarias. El resumen es probablemente lo que más utilizo en mi día a día; me permite releer el historial de nuestros intercambios en el CRM de forma muy rápida. La transcripción y la grabación de la llamada son valiosísimas cuando necesitas encontrar un detalle preciso o verificar un punto comentado durante la conversación. Y el registro automático en el CRM supone un verdadero ahorro de tiempo que garantiza que la información se quede guardada sistemáticamente.
Thiago Figueredo
Key Account Manager en Marcy Paris
Resultados y ROI: el impacto diario de la IA de x‑bees
- Gestión administrativa posllamada eliminada. Se eliminan por completo los 3-5 minutos de registro manual tras cada intercambio (entrante o saliente) gracias a los resúmenes automáticos de llamadas guardados directamente en el CRM.
- 40 horas de trabajo en equipo liberadas al mes. Un volumen de horas significativo y cuantificable que se redirige a la atención directa al cliente y a tareas de mayor valor añadido.
- 100 % de las interacciones documentadas. Incluso en picos de actividad, ninguna llamada se queda sin registrar en el CRM, garantizando un historial completo y centralizado.
- Búsqueda instantánea de datos. Cualquier detalle comentado semanas o meses antes (una dirección de correo electrónico, una especificación de un pedido) se encuentra en cuestión de segundos, sin depender de la memoria de nadie.
- Cobertura fluida durante las ausencias. Un compañero puede tomar el relevo de una cuenta en curso sin interrumpir la relación con el cliente, al tener todo el historial completo disponible de inmediato.
Nos proporciona un historial mucho más fiable y completo. Es especialmente útil cuando un compañero asume un expediente, por ejemplo durante las vacaciones, o cuando necesitas revisar una conversación de hace varias semanas o incluso meses. Es un valor añadido enorme, sobre todo cuando varias personas hacen el seguimiento de una misma cuenta.
Thiago Figueredo
Key Account Manager en Marcy Paris
Requisitos
- Una plataforma de comunicación con clientes que centralice todas las interacciones en un solo lugar y se ejecute en el navegador, implementada con x‑bees de Wildix.
- Sincronización bidireccional para automatizar el flujo de datos sin intervención manual.
- Activación de las funciones de IA conversacional (transcripción, resúmenes automáticos y análisis) a través de Wilma, la IA de Wildix.
- Una infraestructura en la nube estable que permita la grabación y el procesamiento de datos en tiempo real.
Valor obtenido
- Aumento de la productividad (40 horas/mes): un ahorro de tiempo sustancial, estimado en 40 horas de trabajo al mes para todo el equipo, reasignadas a la atención directa al cliente.
- Eliminación de la gestión administrativa posllamada: supresión de los 3 a 5 minutos de registro manual tras cada intercambio gracias a la generación automática de notas.
- Documentación exhaustiva: la seguridad de que cada llamada queda registrada y resumida en el CRM, incluso durante los picos de mayor actividad.
- Continuidad del servicio sin fricciones: acceso instantáneo al historial completo para todos los miembros del equipo, lo que facilita las coberturas y los traspasos durante las ausencias.
- Fiabilidad de los datos críticos: precisión absoluta en los detalles técnicos (direcciones, volúmenes, pedidos específicos) gracias a la transcripción de texto, reduciendo el riesgo de error humano.
- Mejora de la satisfacción de los empleados: reducción de la carga mental de los agentes, permitiéndoles centrarse en la escucha activa en lugar de en la toma de notas.
Esta solución ha sido proporcionada por el Partner Wildix
- Prestige IT
- 24 Boulevard Saint Jacques, 75014 Paris
- +33145801111
- prestigeit.fr
