Cómo la solución UCaaS de Wildix eliminó las llamadas perdidas y automatizó las reservas
Fratelli Circosta SRL es un concesionario de automóviles histórico con sede en Roccella Ionica (RC), activo desde 1995. Concesionario oficial del grupo Stellantis, ofrece venta de vehículos nuevos y de ocasión, servicio técnico autorizado y servicios orientados a la innovación y la calidad del cliente.
El problema — Demasiadas llamadas perdidas y clientes obligados a volver a llamar
Antes de adoptar Wildix, Fratelli Circosta SRL se enfrentaba a un problema concreto en la gestión del canal telefónico, especialmente en el departamento de asistencia del taller.
La empresa recibía un alto volumen de llamadas diarias, con dificultades para responder a todos los clientes de manera rápida. Esto ocasionaba:
- Llamadas perdidas frecuentes, especialmente hacia el taller
- Clientes obligados a llamar varias veces para reservar una cita
- Esperas telefónicas ineficientes y frustración del cliente
- Gestión manual de las reservas con alta carga operativa para el personal
- Necesidad de integrar la telefonía con el software de gestión Zucchetti Infinity, ya central en los procesos de la empresa
Con unas 250 llamadas al día, la telefonía era un sistema crítico, pero ya no sostenible sin automatización e integración.
El objetivo estaba claro: garantizar respuesta inmediata a cada llamada, reducir las tareas manuales y mejorar la experiencia del cliente, sin alterar los flujos de trabajo existentes.
La solución — Automatización inteligente con Wilma AI e integración con el sistema de gestión
Para cubrir estas necesidades, Fratelli Circosta eligió Wildix UCaaS, confiando en su partner tecnológico de confianza, Tecnologieufficio.
El factor decisivo fue la adopción del Voicebot Wilma AI, integrado mediante API con el software de gestión Zucchetti Infinity.
Por qué Wildix
Los principales motivos que guiaron la elección incluyen:
- Voicebot Wilma AI para la gestión automática de las llamadas entrantes
- Reserva autónoma de citas (venta y asistencia)
- Integración nativa con Zucchetti Infinity, con registro automático de citas en la agenda
- Enrutamiento inteligente de llamadas según la marca solicitada, evitando menús telefónicos largos
- Seguridad desde el diseño, fundamental para la gestión de datos sensibles
- Soporte continuo y experiencia del partner Tecnologieufficio
La implementación fue rápida y sencilla: Wilma comenzó a funcionar de inmediato y se personalizó progresivamente según las necesidades específicas de la empresa.
Para apoyar la colaboración interna, Fratelli Circosta también utilizó x‑bees para videollamadas entre sedes, mejorando la comunicación sin límites de tiempo ni complicaciones técnicas.
Con el Voicebot Wilma hemos logrado eliminar por completo las llamadas perdidas y simplificar radicalmente la gestión de las citas. Hoy, el cliente obtiene una respuesta inmediata y nosotros trabajamos de manera mucho más eficiente.
Vincenzo y Domenico Circosta
Administradores — Fratelli Circosta SRL
El resultado — Cero llamadas perdidas y mayor eficiencia operativa
Ya en el primer mes de uso completo, los beneficios fueron evidentes y medibles.
Resultados clave
- Cero llamadas perdidas
- Eliminación de quejas de clientes que no lograban contactar con el taller
- Reservas automatizadas y siempre sincronizadas con el software de gestión
- Reducción de la carga operativa del personal
- Mejor experiencia del cliente, sin esperas innecesarias
Resultados en cifras
Según los datos del último mes:
- 1.580 llamadas semanales recibidas, todas gestionadas correctamente
- 360 llamadas internas semanales
- Aproximadamente 400 llamadas semanales hacia el exterior
En una muestra de 4 días laborables, Fratelli Circosta gestionó 695 llamadas telefónicas sin ninguna llamada perdida, confirmando el impacto inmediato de la solución.
Expansión futura con Wildix
Tras el éxito de la primera fase, Fratelli Circosta ya mira al futuro:
- Extensión de Wildix a las otras dos sedes del grupo
- Evolución de Wilma AI, con reconocimiento de clientes registrados
- Integración de WhatsApp para el área de ventas y el taller
- Activación de nuevas automatizaciones por SMS para llegar a todos los clientes
El enfoque es gradual pero estratégico: partir de las prioridades operativas y aprovechar progresivamente todo el ecosistema Wildix.
Conclusión
Con Wildix y la colaboración con Tecnologieufficio, Fratelli Circosta ha transformado el canal telefónico de un punto crítico a una palanca estratégica para la eficiencia y la satisfacción del cliente.
Automatización, integración y seguridad han permitido a la empresa eliminar llamadas perdidas, simplificar procesos y construir una base sólida para el crecimiento futuro.
Requisitos
- Gestionar un alto volumen de llamadas diarias sin pérdidas
- Garantizar una respuesta inmediata a los clientes, especialmente en el taller
- Automatizar la reserva de citas para venta y asistencia
- Integrar la telefonía con el software de gestión Zucchetti Infinity
- Enrutar las llamadas de forma inteligente entre 9 marcas
- Reducir la carga operativa del personal
- Asegurar la seguridad y protección de los datos sensibles
- Confiar en un partner fiable y consolidado para soporte e implementación
Valor obtenido
- Cero llamadas perdidas gracias al Voicebot Wilma AI
- Mejor experiencia del cliente, sin esperas ni llamadas repetidas
- Reservas automáticas sincronizadas en tiempo real con el software de gestión
- Mayor eficiencia operativa en ventas y asistencia
- Reducción de la carga manual para el personal interno
- Enrutamiento inteligente de las llamadas por marca y departamento
- Seguridad de los datos garantizada por una arquitectura secure-by-design
- Escalabilidad futura, con posibilidad de extender la solución a otras sedes y canales (WhatsApp, SMS)
Esta solución ha sido proporcionada por el Partner Wildix
- Tecnologieufficio srl
- Contrada Difesa, 7, 88050 Caraffa di Catanzaro CZ, Italy
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