Qu'est-ce qu'un secrétariat médical IA ?

Un secrétariat médical IA est un système qui répond aux appels entrants des patients, prend les rendez-vous, répond aux questions courantes et transfère les demandes complexes à votre équipe, automatiquement, sur plusieurs canaux et 24h/24. Contrairement à un télésecrétariat classique, il tient une véritable conversation, consulte les disponibilités de l'agenda en temps réel et s'exprime dans la langue du patient. Wilma AI est le secrétariat médical IA conçu pour les professionnels de santé, avec une capacité multilingue native et un hébergement des données dans la région du cabinet.

Quelles langues Wilma AI prend-elle en charge ?

Plus de 53 langues, dont l'arabe, le turc, le polonais, le portugais, l'allemand, le français, l'espagnol, l'italien et le néerlandais. Wilma détecte automatiquement la langue du patient et répond dans cette langue, sans configuration par langue.

Où sont hébergées les données des patients ?

Dans votre région. Wilma fonctionne sur une architecture mono-locataire avec hébergement régional des données : les données patients sont stockées et traitées dans votre juridiction. Les fonctions IA, y compris la transcription et les résumés, s'exécutent sur la même infrastructure régionale, sans transfert transfrontalier des données patients. Conformité RGPD. Certifications SOC 2 Type 2 et ISO 27001.

Que se passe-t-il lorsque Wilma ne peut pas traiter un appel ?

Elle transfère l'appel à la bonne personne de votre équipe, avec l'historique complet de la conversation déjà affiché à l'écran. Le patient n'a rien à répéter et le transfert est transparent.

Wilma AI convient-elle aux appels d'urgence ?

Non. Wilma AI est conçue exclusivement pour les communications administratives avec les patients : prise de rendez-vous, planification et demandes courantes. Elle n'est pas destinée à traiter les urgences médicales. Il appartient au cabinet de s'assurer que les appels d'urgence sont dirigés vers les services d'urgence ou le personnel soignant compétents. Nous recommandons de configurer les règles de routage de façon à transférer immédiatement tout appel comportant un caractère d'urgence vers un opérateur humain ou vers les services d'urgence locaux.

Wilma AI fonctionne-t-elle avec mon logiciel de gestion de cabinet ?

Wilma s'intègre aux principaux logiciels de gestion de cabinet et CRM. Votre partenaire local configure l'intégration lors de la mise en service.

Combien de temps prend la mise en service ?

Quelques jours, pas plusieurs mois. Votre partenaire certifié local prend en charge l'ensemble de la configuration : logique de planification, préférences linguistiques, règles de routage et intégrations.

Comment fonctionne la tarification ?

Wilma AI est incluse dans chaque licence Wildix, sans option IA supplémentaire ni facturation à la minute. Votre partenaire établit un chiffrage en fonction de la taille de votre cabinet.

Les patients savent-ils qu'ils parlent à une IA ?

Oui. Conformément aux exigences de transparence du règlement européen sur l'intelligence artificielle, Wilma se présente comme un assistant IA au début de chaque interaction. Les patients sont toujours informés qu'ils s'adressent à un système automatisé et peuvent demander à tout moment à être mis en relation avec un membre de l'équipe.

Secrétariat médical par IA pour les établissements de santé

Q: Quelle différence entre un secrétariat médical IA et un télésecrétariat médical classique ?

Un télésecrétariat classique prend des messages et rappelle. Un secrétariat médical IA traite l'intégralité de l'échange : il prend le rendez-vous, envoie la confirmation par SMS, répond aux questions du patient et ne sollicite votre équipe que lorsque la demande le nécessite réellement. Pas de prise de message, pas de rappel différé, pas d'attente. Et contrairement à la plupart des services de télésecrétariat, il fonctionne dans plus de 53 langues sans surcoût.

Recruter une secrétaire médicale est chaque année plus difficile. Et si vous n’aviez plus à vous en préoccuper ?

Découvrez comment des professionnels de santé européens garantissent un accueil patient continu, 24h/24, 7j/7 et dans plus de 53 langues, sans les contraintes de recrutement et de formation.

La crise de l'accueil en trois chiffres

92 %

92 % des établissements de santé déclarent rencontrer d’importantes difficultés de recrutement.

médecin sur 6 assure encore lui-même la gestion de son secrétariat au quotidien.

appels sont en moyenne nécessaires pour qu’un patient parvienne à joindre son cabinet médical.

Qu’est-ce que le secrétariat médical par IA ?

Un secrétariat médical IA est une solution logicielle qui répond aux appels des patients, planifie ou déplace les rendez-vous, répond aux questions courantes et oriente les demandes urgentes ou complexes vers votre équipe de manière automatisée et 24h/24. Contrairement à une permanence téléphonique traditionnelle qui se contente de prendre des messages, l’IA mène une véritable conversation, vérifie vos disponibilités en temps réel et fonctionne par voix, SMS, WhatsApp ou chat en ligne.

Un secrétariat médical IA performant doit :

Répondre à chaque appel, y compris les nuits, week-ends, jours fériés et lors des pics d'activité au cabinet.
Enregistrer les rendez-vous directement dans votre agenda en temps réel, sans créer de listes d'attente à traiter manuellement plus tard.
Parler la langue de vos patients, sans frais supplémentaires par langue.
Passer le relais à un humain avec l'historique complet, pour que le patient n'ait jamais à se répéter.
Gérer les données patients avec les plus hauts niveaux de sécurité et de confidentialité.

Wilma AI remplit ces cinq missions. C’est le secrétariat médical IA nativement intégré à la plateforme Wildix, qui offre un support dans plus de 53 langues et un hébergement souverain des données de santé.

Pourquoi les solutions traditionnelles ne stabilisent plus votre accueil.

Toutes vos tentatives reposent sur le même constat : votre secrétariat est le cœur du cabinet et nécessite simplement du renfort. Personne ne vous a dit que ce constat est précisément le problème.

Le recrutement

Un cycle de départ permanent

Vous embauchez pour votre secrétariat médical

Trois mois pour recruter, deux mois pour former, et un départ après seulement huit mois d’activité.Took three months to find her, two months to train her, and she left after eight.

Recrutement · 3mo

Formation · 2mo

En poste · 3mo

Le télésecrétariat

Une expérience patient dégradée

Vous avez testé un télésecrétariat

Les patients se plaignent d’un accueil trop impersonnel.

« J’avais l’impression d’appeler un centre d’appels. »

« Impossible d’obtenir une réponse claire ou de parler à mon cabinet. »

Le chatbot classiqueAI chatbot

Des patients laissés sans réponse

Vous testez un chatbot IA

Il gère les demandes simples, mais renvoie la moindre complexité vers une messagerie vocale.

Comment le secrétariat médical IA gère les appels de vos patients

Accueil instantané 24/7.

Wilma prend le relais instantanément sur tous vos canaux. Sans menus interminables ni touches à composer, elle mène une conversation naturelle dans plus de 53 langues (français, anglais, arabe, portugais, etc.). Aucun appel manqué, peu importe l’heure ou la langue d’origine du patient.

Planification automatisée.

Grâce à une connexion en temps réel avec votre agenda, Wilma identifie les créneaux disponibles selon le médecin, le lieu et les contraintes du patient. La confirmation est immédiatement envoyée par SMS. Votre secrétariat n’a pas à intervenir et reste disponible pour les interactions qui nécessitent un accompagnement humain.

Relais humain intelligent.

Dès qu’une demande exige une décision humaine, Wilma oriente l’échange vers le bon interlocuteur avec tout le contexte déjà affiché à l’écran. Le patient n’a rien à répéter.

Traçabilité complète.

Chaque appel, message et rendez-vous est automatiquement consigné dans vos outils de suivi. Votre équipe commence sa journée avec une vision complète de l’activité, sans avoir à gérer une multitude de messages vocaux.

Découvrez Wilma AI

Le secrétariat médical IA conçu pour les établissements de santé en Europe.

Voici Wilma AI. L'assistant d'accueil médical pensé pour les cabinets et cliniques qui ne peuvent plus se permettre de perdre un seul patient à cause d'un téléphone qui sonne dans le vide.
Wilma répond à chaque appel que votre équipe ne peut pas traiter. Dans plus de 53 langues. Sur tous les canaux. À chaque instant, même lorsque votre cabinet est fermé. Et si une intervention humaine devient nécessaire, elle passe le relais à vos collaborateurs avec l'historique complet des échanges.
Elle ne remplace pas l’accueil humain. Elle lui redonne la place qu’il mérite.

Découvrir Wilma en action →

Découvrir Wilma en action ↓

Ce qui distingue Wilma AI des autres solutions d’accueil médical

+53 langues prises en charge nativement.

Français, arabe, turc, polonais, portugais, allemand,espagnol, italien, néerlandais — et bien d’autres.ne détection automatique de la langue et une réponse adaptée. De Paris à Bruxelles, de Genève à Strasbourg : Wilma AI garantit un accueil fluide, digne et inclusif pour l’ensemble de votre patientèle, sans aucune barrière linguistique.

Souveraineté et sécurité absolue de vos données.

Dans un secteur où la confidentialité est une exigence légale stricte, Wilma se distingue par son hébergement local. Conforme au RGPD, elle garantit qu’aucune donnée patient ne franchit les frontières. Grâce à une architecture « single-tenant », vos informations bénéficient d’une étanchéité totale et d’une sécurité que la majorité des outils concurrents ne peuvent offrir.

Le relais humain : fluide, invisible et maîtrisé.

Dès qu’une situation exige une analyse humaine, Wilma transfère la demande à votre équipe avec l’historique complet de la conversation. Le patient ne subit aucune musique d’attente stressante et n’a jamais à se répéter. Là où les autres assistants IA créent des ruptures, Wilma assure une continuité parfaite entre l’IA et vos collaborateurs.

Déploiement par un partenaire local.

Oubliez les configurations complexes en autonomie et les tutoriels interminables. Un partenaire certifié de votre région gère l’intégralité de l’installation de Wilma. Il l’adapte précisément à vos agendas, vos spécialités et vos règles de fonctionnement pour vous livrer une solution clé en main, avec un accompagnement humain et continu.

Déjà adopté par les professionnels de santé en Europe

Lucy Jones,

Responsable des Opérations Système chez BioPharma Informatic

BioPharma Informatic rencontrait des difficultés à gérer l’ensemble des demandes de ses patients.

« Avant de passer à Wildix, BioPharma Informatic perdait chaque jour des demandes de patients. Le stress lié à la nécessité de recontacter chaque patient dans un délai de 72 heures était immense. Sans un système fluide, beaucoup trop de sollicitations passaient entre les mailles du filet. Nous perdions entre 50 et 100 opportunités de prise en charge par mois à cause d’appels perdus ou de mauvaise qualité. »

Lucy estimait que 50 à 100 demandes de patients restaient sans réponse chaque mois.

Eva Salas,

Contrôleuse au centre de coordination des ambulances chez Transinsa

Transinsa avait identifié un enjeu clé : optimiser ses canaux d’information avec les patients et ses partenaires afin d’améliorer la coordination des services et la qualité de l’accompagnement.

« Notre problème était que notre activité principale est assez semblable à celle d’un centre de coordination, et pas seulement comme un centre d’appels. Il nous était donc très difficile de répartir équitablement la charge de travail entre les opérateurs. Grâce à Wildix , nous avons réussi à réduire les temps d’attente et à diminuer le nombre d’appels manqués.

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Ce que Wilma AI change pour votre accueil quotidien

	Votre secrétariat physique	Secrétariat IA classique	Wilma AI
Disponibilité	Heures d’ouverture	24h/24, 7j/7	24h/24, 7j/7
Langues maîtrisées	1 à 2	Principalement l’anglais	+53 langues natives
Limites de l’IA	N/D	Transfert vers un autre système (repart de zéro)	Transfert fluide avec historique à l’écran
Sécurité des données	Dépend de vos outils	Souvent hébergées aux USA	Hébergement souverain, conforme RGPD
Déploiement	Vous gérez tout	Configuration en autonomie	Entièrement clé en main par votre partenaire local
Canaux de contact	Téléphone & accueil physique	Téléphone ou chat	Voix, SMS, WhatsApp, webchat
Continuité de service	Risque d’absences et maladie	Disponibilité constante	Disponibilité constante
Rotation du personnel	En moyenne 40% par an	Aucune	Aucune

Prêt à transformer votre accueil patient ? →

Prêt à transformer votre accueil patient ? ↓

FAQ

Réservez une démo !

Un secrétariat médical IA est une solution intelligente qui accompagne votre établissement dans la gestion quotidienne des interactions patients. Il prend en charge les appels et messages, facilite la prise de rendez-vous, répond aux questions courantes et oriente les demandes complexes vers votre équipe — 24h/24, 7j/7. Plus qu’un simple outil de prise de messages, il permet des échanges fluides, vérifie les disponibilités en temps réel et s’adapte à la langue de chaque patient. Wilma AI combine une compréhension multilingue native, une intégration fluide avec vos logiciels métiers et une infrastructure souveraine garantissant la confidentialité des données de santé.

Quelle est la différence entre un secrétariat médical IA et un télésecrétariat classique ?

Un télésecrétariat classique se contente de prendre en charge les appels et transmet les demandes à votre équipe. Un secrétariat médical IA gère l’interaction de bout en bout, planifie les rendez-vous, envoie les confirmations, répond aux questions fréquentes et ne sollicite vos équipes que si une intervention humaine est indispensable. Résultat : moins de prises de notes manuelles, moins de rappels, et aucun délai d’attente pour le patient. En complément, Wilma AI prend en charge plus de 53 langues, sans surcoût.

Quelles langues Wilma prend-elle en charge ?

Plus de 53 langues en natif, avec un catalogue en constante expansion : français, anglais, espagnol, italien, allemand, arabe, turc, portugais, néerlandais, polonais, etc. Wilma détecte automatiquement la langue parlée ou écrite par le patient et lui répond de façon fluide et naturelle, sans nécessiter la moindre configuration de votre part.

Où les données des patients sont-elles stockées ?

Dans votre région. Wilma repose sur une architecture sécurisée avec hébergement local. L’ensemble des traitements IA (transcriptions, résumés et analyses) est réalisé sur la même infrastructure souveraine que le reste du système, excluant tout transfert de données hors de l’Union européenne. La solution est entièrement conforme au RGPD et certifiée ISO 2700.

Que se passe-t-il si Wilma ne parvient pas à répondre à une demande ?

Elle passe instantanément le relais au bon membre de votre équipe. L’historique complet de la conversation s’affiche directement sur l’écran du collaborateur qui reprend l’appel. Le patient n’a jamais à se répéter et la transition se fait de manière totalement fluide et transparente.

Wilma AI peut-elle gérer les urgences médicales ?

Non. Wilma AI est exclusivement dédiée aux échanges administratifs et organisationnels : prise de rendez-vous, gestion d’agenda et renseignements courants. Elle n’est en aucun cas destinée à traiter des urgences de santé. Il est de la responsabilité de chaque établissement de configurer des règles d’acheminement intelligentes pour détecter les mots-clés liés à une urgence et rediriger immédiatement l’appel vers un professionnel de santé humain ou vers les services de secours d’urgence (comme le 15 ou le 112).

Wilma AI est-elle compatible avec mon logiciel de gestion ?

Wilma s’intègre de manière transparente avec les principaux logiciels de gestion médicale (practice management) et de gestion de la relation patient (CRM). Votre partenaire local certifié configure ces interconnexions lors de l’installation.

Combien de temps faut-il pour déployer la solution ?

Quelques jours seulement. Votre partenaire local certifié gère l’intégralité du déploiement : configuration de la logique de planification, choix des langues, règles d’acheminement et intégrations techniques.

Est-il possible de voir une démonstration de Wilma AI avant de s'engager ?

Absolument. Lors d’une démonstration personnalisée, nous vous montrerons comment Wilma gère les appels, la planification et les questions de vos patients, en fonction de votre organisation. Vous découvrirez une mise en situation concrète, et non une présentation générique.

Quels sont les tarifs de Wilma AI ?

Wilma AI est incluse dans chaque licence Wildix, il n’y a pas d’option IA payante cachée, ni de facturation à la minute d’appel. Votre partenaire local certifié vous proposera une offre claire et prévisible, parfaitement adaptée à la taille et aux besoins de votre établissement de santé.

Les patients sont-ils informés qu'ils s'adressent à une intelligence artificielle ?

Oui. Conformément au règlement européen sur l’IA (EU AI Act), Wilma AI s’identifie clairement comme un assistant automatisé dès le début de la conversation. Les patients sont informés du traitement de l’échange et conservent à tout moment la liberté de demander une mise en relation avec votre secrétariat physique.

Votre prochain assistant d'accueil ne demande ni recrutement complexe, ni gestion d’absences, ni formation. Il a simplement besoin de votre agenda.

Découvrez comment Wilma AI assure un accueil multilingue 24h/24 pour l’ensemble de votre patientèle.

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