Ist Wilma AI DSGVO-konform?

Ja, Wilma AI wurde nach strengen europäischen Datenschutzstandards (DSGVO) entwickelt und bietet höchste Sicherheit bei der Verarbeitung von Patientendaten.

Wie viele Sprachen unterstützt die KI am Praxis-Empfang?

Wilma unterstützt Sprachinteraktionen in Echtzeit in über 53 Sprachen ohne Aufpreis pro Sprache.

Medizinischer KI-Rezeptionist für Arztpraxen

Q: Was ist ein medizinischer KI-Rezeptionist?

Ein medizinischer KI-Rezeptionist ist eine Software, die Patientenanrufe entgegennimmt, Termine bucht und verschiebt, Routinefragen beantwortet und komplexe Anrufe an das Praxisteam weiterleitet – rund um die Uhr.

Eine medizinische Empfangskraft zu finden, wird von Jahr zu Jahr schwerer. Was wäre, wenn Sie das gar nicht mehr müssten?

Entdecken Sie, wie Praxen in ganz Europa jeden Terminslot füllen – ob die Anrufe nachts, am Wochenende oder an Feiertagen eingehen, in über 53 Sprachen – ohne neues Personal einzustellen, auszubilden oder darauf zu hoffen, dass jemand zu seiner Schicht erscheint.

Die Krise am Empfang in drei Zahlen

40%

Jährliche Fluktuationsrate beim Personal am Empfang im Gesundheitswesen laut MGMA-Bericht 2022. Sie stellen ein. Sie bilden aus. Das Personal geht. Sie fangen von vorne an.

90%

Der Praxen berichten, dass es „extrem“ oder „moderat“ schwierig sei, qualifiziertes Empfangspersonal zu finden. Der Talentpool schrumpft nicht — er ist verschwunden.

62%

Der Praxisinhaber sagen, dass die Personalbeschaffung derzeit ihre größte Herausforderung ist. Nicht die Miete. Nicht die Ausrüstung. Nicht die Vorschriften. Sondern die Menschen.

Was ist ein Medizinischer KI‑Rezeptionist?

Ein Medizinischer KI-Rezeptionist ist eine Software, die Patientenanrufe entgegennimmt, Termine bucht und verschiebt, Routinefragen beantwortet und dringende oder komplexe Anrufe an Ihre Mitarbeiter weiterleitet – automatisch und rund um die Uhr. Im Gegensatz zu einem klassischen Telefonservice, der nur Nachrichten aufnimmt, führt sie echte Gespräche, prüft die Verfügbarkeit im Live-Kalender und funktioniert über Voice, SMS, WhatsApp und Web-Chat.

Ein ausgereifter AI Medical Receptionist sollte:

Jeden Anruf annehmen – auch nachts, am Wochenende, an Feiertagen und bei Überlastung während der Stoßzeiten in der Praxis
Direkt in Ihren Live-Kalender buchen – nicht in eine Nachrichten-Warteschlange, die später jemand abarbeiten muss
Die Sprache Ihrer Patienten sprechen – ganz ohne Aufpreis pro Sprache
An einen Menschen übergeben – mit dem vollen Kontext, damit sich der Patient nie wiederholen muss
Patientendaten mit strengen Sicherheits- und Datenschutzstandards verarbeiten

Wilma AI kann all das. Sie ist der Medizinischer KI Rezeptionist, der direkt in die Wildix-Plattform integriert ist – mit nativer Unterstützung für über 53 Sprachen und regionaler Data Residency.

Sie haben bereits versucht,
diese Problem zu beheben.

Jede einzelne Lösung basierte auf der gleichen Annahme: Ihr Empfang ist das Zentrum Ihrer Praxis und braucht nur mehr Unterstützung. Aber haben Sie mal überlegt, ob nicht vielleicht diese Annahme selbst das Problem ist?

Eingestellt

Gekündigt nach 8 Monaten

Sie haben eine weitere Rezeptionistin eingestellt

Es dauerte drei Monate, sie zu finden, zwei Monate, sie auszubilden, und sie ging nach acht Monaten.

Suche · 3 Mon

Einarbeitung · 2 Mon

Im Dienst · 3 Mon

Telefondienst

Patientenbeschwerden

Sie haben einen Telefondienst ausprobiert

Patienten beschwerten sich, dass er sich unpersönlich anfühlte.

“Fühlte sich an wie ein Call Center.”

“Nie direkt mit der Praxis gesprochen.”

KI-Chatbot

Weiterleitung an Mailbox

Sie haben sich einen dieser KI‑Chatbots angesehen

Er bearbeitete einfache Anfragen, leitete aber alles andere an die Mailbox weiter.

Wie eine KI‑Rezeptionistin für das Gesundheitswesen Ihre Patientenanrufe bearbeitet

Ein Patient ruft an oder schreibt.

Zu jeder Zeit. In jeder Sprache. 07:00 oder 23:00 Uhr. Englisch, Arabisch oder Portugiesisch. Wilma nimmt sofort ab – kein Menübaum, kein „Drücken Sie die 1 für Termine“. Ein echtes KI-gestütztes Gespräch.

Der Termin wird gebucht.

Automatisch. Live-Kalenderprüfung. Richtiger Slot, richtiger Arzt, richtiger Standort. Bestätigung via SMS gesendet. Ihr Empfang hat mit diesem Anruf nie zu tun. Automatically. Live calendar check. Right slot, right doctor, right location. Confirmation sent via SMS. Your front desk never touched it.

Menschliches Eingreifen benötigt? Wilma übergibt die Aufgabe.

Wenn eine Anfrage menschliches Eingreifen erfordert, leitet es Wilma an die richtige Person in Ihrem Team weiter mit dem gesamten Gesprächsverlauf sichtbar auf dem Monitor. Der Patient muss kein Wort wiederholen, hört keine Warteschleifenmusik und bemerkt den Wechsel nicht.

Alles erfasst. Nichts geht verloren.

Jeder Anruf, jede Nachricht, jede Buchung wird protokolliert. Ihr Team beginnt den Morgen mit einem vollständigen Bild, anstatt mit einem Stapel Voicemails und Klebezetteln.

Lernen Sie Wilma AI kennen

Die KI-Rezeptionistin, die für das europäische Gesundheitswesen entwickelt wurde.

Das ist Wilma AI. Eine KI‑Rezeptionistin für das Gesundheitswesen, entwickelt für Praxen, die es sich nicht leisten können, einen weiteren Patienten an ein endlos klingelndes Telefon oder eine weitere Rezeptionistin an Burnout zu verlieren.
Wilma beantwortet jeden Anruf, den Ihr Empfang nicht schafft. In über 53 Sprachen, die Ihr Team nicht spricht. Auf jedem Kanal, den Ihre Patienten nutzen. Zu jeder Stunde, in der Ihre Praxis geschlossen ist. Und wenn sie etwas nicht bearbeiten kann, übergibt sie es an Ihr Team mit allem, was der Patient bereits gesagt hat, damit niemand bei Null anfangen muss.
Sie ersetzt nicht Ihren Empfang. Sie macht Ihren Empfang erst wieder möglich.

Wilma in Aktion sehen →

Wilma in Aktion sehen ↓

Was unterscheidet Wilma von jeder anderen KI‑Empfangskraft im Gesundheitswesen

Über 53 Sprachen. Nicht „bald verfügbar“, sondern einsatzbereit.

Arabisch, Türkisch, Polnisch, Portugiesisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch — und mehr. Muttersprachliche Sprachkompetenz. Automatische Erkennung. Ihr Patient spricht, Wilma antwortet in seiner Sprache. Für Praxen in London, Brüssel, Frankfurt, Mailand — oder Houston, Miami, LA — ist dies der Unterschied zwischen dem Dienst an Ihrer Gemeinschaft und dem Verlust der Hälfte davon an der Eingangstür. Die meisten KI-Rezeptionisten-Tools wurden nur auf Englisch gestartet und versprechen immer noch „bald“ Mehrsprachigkeit.

Ihre Patientendaten bleiben in Ihrer Region.

Single-Tenant-Architektur mit regionaler Data Residency. AI-Verarbeitung — inklusive Transkription, Zusammenfassungen und Analytics — läuft auf derselben regionalen Infrastruktur wie der Rest Ihres Systems. Keine grenzüberschreitenden Transfers bei der Verarbeitung von Patientendaten. GDPR- und HIPAA-konform. SOC 2 Type 2 und ISO 27001 zertifiziert. Im Gesundheitswesen, wo die Datenregulierung am strengsten ist, ist dies kein Nice-to-have. Es ist eine Voraussetzung, die die meisten Wettbewerber nicht erfüllen können.

Keine abgebrochenen Übergaben.

Wenn Wilma etwas nicht lösen kann, übernimmt Ihr Team dieselbe Konversation, den vollen Kontext bereits auf dem Bildschirm. Der Patient wiederholt kein Wort, wird nicht in ein separates System weitergeleitet, hört keine Warteschleifenmusik. Ein reibungsloser, unsichtbarer Übergang – und genau daran scheitern alle anderen KI-Rezeptionisten.

Einrichtung durch einen lokalen Partner. Nicht durch Sie.

Ein zertifizierter Partner in Ihrem Land konfiguriert Wilma für Ihre Praxis, passt sie an Ihre Terminplanung, Ihre Spezialitäten und Ihre Arbeitsabläufe an. Er unterstützt Sie laufend in Ihrer Sprache, in Ihrer Zeitzone. Dies ist kein KI-Empfang zur Selbstbedienung, den Sie anhand eines Tutorials konfigurieren. Es ist eine verwaltete Einrichtung durch Menschen, die das Gesundheitswesen kennen.

Gesundheitspraxen in ganz Europa vertrauen auf Wilma

Lucy Jones,

Project Manager — System Operations, BioPharma Informatic

Vor dem Wechsel zu Wildix verlor BioPharma Informatic jeden Tag Patientenanfragen.

„Der Stress, jeden Patienten innerhalb eines 72-Stunden-Fensters zu erreichen, war immens. Ohne ein optimiertes System sind einfach viel zu viele Leads durchs Raster gefallen. Wir haben Hunderte von Leads verpasst – nur weil Anrufe abgebrochen sind oder die Leitung gerauscht hat.“

Lucy schätzte, dass monatlich 50 bis 100 Leads verloren gingen.

Wie Wilma im Vergleich zu dem steht, was Sie jetzt tun

	Ihr Empfang allein	Typische KI-Rezeptionistin	Wilma AI
Stunden	Nur Praxisöffnungszeiten	24/7	24/7
Sprachen	1-2	Primär Englisch	53+ Muttersprachen
Wenn KI nicht helfen kann	N/A	Übertragung an separates System, Patient fängt von vorne an	Gleiches Gespräch, voller Kontext auf dem Bildschirm
Datenresidenz	Abhängig von Ihren Tools	US-Server (meist)	Single-Tenant · Regionale Data Residency · GDPR- & HIPAA-konform · SOC 2 Type 2
Einrichtung	Sie verwalten alles	Selbstbedienungs-Onboarding	Lokaler Partner konfiguriert es für Sie
Kanäle	Telefon + Laufkundschaft	Telefon oder Chat	Sprache, SMS, WhatsApp, Webchat
Krankheitstage	Ja	Niemals	Niemals
Fluktuation	40% pro Jahr	Niemals	Niemals

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FAQ

Was ist eine medizinische KI‑Rezeptionistin?

Eine medizinische KI-Rezeptionistin ist ein System, das eingehende Patientenanrufe bearbeitet, Termine bucht, Routinefragen beantwortet und komplexe Anfragen an Ihr Team weiterleitet automatisch, über mehrere Kanäle, 24/7. Im Gegensatz zu einem traditionellen Telefondienst führt es echte Gespräche, prüft die Live-Verfügbarkeit im Kalender und arbeitet in der Sprache Ihrer Patienten. Wilma AI ist die medizinische KI-Rezeptionistin, die speziell für europäische Gesundheitspraxen entwickelt wurde, mit nativer Mehrsprachigkeitsfähigkeit und GDPR-konformer Datenverarbeitung.

Wie unterscheidet sich eine KI‑Rezeptionistin von einem Telefondienst?

Ein Telefondienst nimmt Nachrichten auf. Eine KI-Rezeptionistin erledigt die gesamte Interaktion bucht den Termin, bestätigt per SMS, beantwortet organisatorische Fragen des Patienten und schaltet Ihr Team nur dann ein, wenn die Anfrage wirklich einen Menschen erfordert. Kein Nachrichtenaufnehmen, kein Zurückrufen, keine Verzögerungen. Und im Gegensatz zu den meisten Telefondiensten arbeitet eine KI‑Rezeptionistin in über 15 Sprachen ohne zusätzliche Kosten.

Welche Sprachen unterstützt Wilma?

53+ und wachsend. Einschließlich Arabisch, Türkisch, Polnisch, Portugiesisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch und mehr. Wilma erkennt die Sprache des Patienten automatisch und antwortet nativ keine Konfiguration pro Sprache erforderlich.

Wo werden Patientendaten gespeichert?

In Ihrer Region. Wilma läuft auf einer Single-Tenant-Architektur mit regionaler Data Residency — Patientendaten werden innerhalb Ihrer Jurisdiktion gespeichert und verarbeitet. AI-Features — inklusive Transkription und Zusammenfassungen — laufen auf derselben regionalen Infrastruktur, ohne grenzüberschreitende Datentransfers bei der Verarbeitung von Patientendaten. GDPR- und HIPAA-konform. SOC 2 Type 2 und ISO 27001 zertifiziert.

Was passiert, wenn Wilma einen Anruf nicht bearbeiten kann?

Sie leitet an die richtige Person in Ihrem Team weiter mit der vollständigen Gesprächshistorie bereits auf deren Bildschirm. Der Patient muss nichts wiederholen. Die Übergabe ist unsichtbar.

Ist Wilma für Notrufe geeignet?

Wilma AI ist ausschließlich für die administrative Patientenkommunikation konzipiert Terminbuchung, Terminplanung und Routineanfragen. Sie ist nicht dafür gedacht, medizinische Notfälle zu bearbeiten. Praxen sind selbst dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Notrufe an die entsprechenden Rettungsdienste oder medizinisches Fachpersonal weitergeleitet werden. Wir empfehlen Ihnen, Ihre routing rules so zu konfigurieren, dass jeder Anruf, der Notfall-Formulierungen enthält, sofort an einen menschlichen Operator oder den örtlichen Rettungsdienst weitergeleitet wird.

Funktioniert es mit meinem Praxismanagementsystem?

Wilma lässt sich in wichtige Praxismanagement- und CRM-Systeme integrieren. Ihr lokaler Partner konfiguriert die Integration während der Einrichtung.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Tage, nicht Monate. Ihr zertifizierter lokaler Partner kümmert sich um die gesamte Konfiguration — Terminlogik, Sprachpräferenzen, Routing-Regeln, Integrationen.

Kann ich es vor der Entscheidung ausprobieren?

Ja. Buchen Sie eine Demo und wir zeigen Ihnen genau, wie Wilma Ihre Anruftypen, Ihre Terminplanung, Ihre Patientenfragen handhabt keine generische Demo, sondern konkret auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Wie funktioniert die Preisgestaltung?

Wilma AI ist in jeder Wildix-Lizenz enthalten kein KI-Add-on, keine minutengenauen Gebühren. Ihr Partner wird Sie durch die Preisgestaltung basierend auf Ihrer Praxisgröße führen.

Wissen Patienten, dass sie mit einer AI sprechen?

Ja. In Übereinstimmung mit den Transparenzanforderungen des EU AI Act stellt sich Wilma zu Beginn jeder Interaktion als AI-Assistent vor. Patienten werden stets darüber informiert, dass sie mit einem automatisierten System sprechen, und können jederzeit verlangen, mit einem menschlichen Teammitglied verbunden zu werden.